Inwentaryzacja to zorganizowany proces ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów oraz jego porównania ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej. Ponieważ jest to działanie obejmujące całą jednostkę (lub istotną jej część), wymaga formalnego uruchomienia i nadania ram organizacyjnych: terminu, zakresu, metod, składu osób wykonujących spisy oraz zasad obiegu dokumentów.
Dlatego zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji wydaje kierownik jednostki. Jest to rola decyzyjna i nadzorcza: kierownik uruchamia proces i ponosi odpowiedzialność za to, aby inwentaryzacja została wykonana, udokumentowana i rozliczona w sposób zapewniający wiarygodność danych w księgach.
Pozostałe wskazane funkcje są istotne, ale mają inny charakter:
- Główny księgowy zwykle odpowiada za prowadzenie ewidencji, weryfikację dokumentów księgowych oraz rozliczenie wyników inwentaryzacji w księgach (np. ujęcie różnic inwentaryzacyjnych). To nie jest jednak to samo co wydanie zarządzenia inicjującego inwentaryzację.
- Przewodniczący zespołu spisowego kieruje pracą konkretnego zespołu wykonującego spis z natury. Jest wykonawcą zadania w terenie, działa w ramach ustalonych zasad i harmonogramu, nie podejmuje decyzji o rozpoczęciu całej inwentaryzacji.
- Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej koordynuje prace komisji (np. nadzór, weryfikacja dokumentacji, opinie w sprawie różnic), ale komisja funkcjonuje na podstawie decyzji kierownika. Koordynacja nie oznacza uprawnienia do wydania zarządzenia w imieniu jednostki.
Na egzaminie warto zapamiętać rozdział ról: kierownik jednostki decyduje i odpowiada, a komisja i zespoły spisowe wykonują i dokumentują, zaś księgowość rozlicza skutki w ewidencji. Takie uporządkowanie pomaga szybko odróżnić kompetencje formalne od czynności operacyjnych.
