Zarządzenie wprowadzające przepisy kancelaryjno-archiwalne jest aktem wewnętrznym, który formalnie ustanawia zasady postępowania z dokumentacją w całej jednostce organizacyjnej (m.in. obieg pism, rejestrację, znakowanie spraw, przekazywanie akt do archiwum zakładowego). Z tego względu powinno być wydane przez osobę, która ma kompetencję do kierowania jednostką i nadawania jej wewnętrznych regulacji.
Odpowiedź "kierownik jednostki organizacyjnej." jest właściwa, ponieważ to kierownik (np. szef/zwierzchnik jednostki) odpowiada za organizację pracy i może wprowadzać obowiązujące wszystkich pracowników normatywy kancelaryjno-archiwalne w formie zarządzenia.
Pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe, bo wskazują role, które w praktyce częściej polegają na wykonaniu, koordynacji lub nadzorze merytorycznym, a nie na formalnym ustanawianiu przepisów dla całej jednostki:
- "dyrektor działu organizacyjnego." – dział organizacyjny może uczestniczyć w opracowaniu rozwiązań, ale nie zawsze ma umocowanie do wydawania aktów obowiązujących całą jednostkę; decyzja wymaga poziomu kierownictwa jednostki.
- "kierownik archiwum zakładowego." – archiwum zakładowe prowadzi dokumentację niearchiwalną i współpracuje z komórkami, jednak typowo nie ustanawia przepisów dla całej jednostki; wdraża je i czuwa nad ich stosowaniem.
- "dyrektor kancelarii." – taka funkcja nie jest standardową, powszechną rolą w strukturach kancelaryjnych; nawet gdy występuje, kancelaria zwykle realizuje procedury, a nie wydaje zarządzenia o randze obowiązującej całą jednostkę.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o "wprowadzenie przepisów/zarządzenie/ustanowienie regulaminu" szukaj zwykle poziomu kierownika jednostki, a nie osób odpowiedzialnych za bieżące prowadzenie kancelarii czy archiwum.
