W zadaniu chodzi o wykonanie kopii dokumentu dla osoby zgłaszającej się do archiwum. Urządzeniem biurowym przeznaczonym do szybkiego uzyskania kopii papierowej bezpośrednio z oryginału jest kserokopiarka. To typowe narzędzie reprograficzne: umieszcza się dokument na szybie, a urządzenie tworzy jego odwzorowanie na papierze.
Odpowiedź "skaner" bywa wybierana intuicyjnie, bo skan również jest kopią, ale ma postać pliku cyfrowego (np. PDF/JPG). Aby uzyskać papierową kopię ze skanu, zwykle potrzebna jest jeszcze drukarka, więc sam skaner nie realizuje wprost czynności "zrobienia kopii" w rozumieniu kserokopii.
"Drukarka" nie kopiuje bezpośrednio z oryginału – jej funkcją jest wykonanie wydruku z danych (najczęściej z komputera lub pamięci urządzenia). Z kolei "niszczarka do papieru" ma cel przeciwny do udostępnienia kopii: służy do fizycznego zniszczenia nośnika, co w kontekście archiwum jest działaniem wyjątkowym i obarczonym procedurami.
W praktyce archiwalnej dobór metody zależy też od zasad ochrony i udostępniania (np. ograniczeń konserwatorskich), jednak na poziomie rozpoznania urządzeń biurowych: kserokopiarka = kopia papierowa, skaner = kopia cyfrowa, drukarka = wydruk, niszczarka = zniszczenie.
