W praktyce biurowej i kadrowej kluczowe jest rozpoznanie źródła obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dokumenty kadrowe (np. akta osobowe oraz dokumentacja związana ze stosunkiem pracy) są elementem prawa pracy, bo dotyczą relacji pracodawca–pracownik i obowiązków pracodawcy w zakresie ewidencji oraz archiwizacji.
Odpowiedź "Kodeks pracy" jest poprawna, ponieważ to w tym akcie prawnym wskazano obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przepisy te określają także ogólne zasady liczenia okresu przechowywania (np. dla pracowników zatrudnionych od 2019 r. co do zasady 10 lat liczonych od końca roku, w którym ustał stosunek pracy) oraz odsyłają do regulacji wykonawczych, które doprecyzowują sposób prowadzenia dokumentacji.
Odpowiedź "Kodeks cywilny" jest błędna, bo dotyczy przede wszystkim stosunków cywilnoprawnych (np. umów między równorzędnymi podmiotami), a dokumentacja pracownicza wynika z przepisów o zatrudnieniu pracowniczym. Wybór tej opcji bywa skutkiem mylenia umowy o pracę z umowami cywilnoprawnymi.
Odpowiedź "Kodeks karny" jest błędna, ponieważ reguluje odpowiedzialność za przestępstwa i zasady karania, a nie obowiązki dokumentacyjne pracodawcy. Może mieć znaczenie pomocnicze tylko w sytuacjach skrajnych (np. fałszowanie dokumentów), ale nie stanowi podstawy obowiązku przechowywania akt.
Odpowiedź "Kodeks handlowy" również jest błędna: dotyczy zagadnień obrotu gospodarczego i działalności podmiotów gospodarczych, a nie prowadzenia akt osobowych pracowników. Na egzaminie warto zapamiętać zasadę: jeśli pytanie dotyczy pracownika, pracodawcy i dokumentacji zatrudnienia, punktem wyjścia jest prawo pracy.
