W RODO nie znajdziesz jednej, stałej odpowiedzi typu "5/10/20 lat" dla wszystkich danych. Zamiast tego obowiązuje zasada ograniczenia przechowywania: dane osobowe mogą być przechowywane nie dłużej, niż jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
Dlatego poprawna jest odpowiedź: "Przez okres niezbędny do realizacji celu ich przetwarzania". W praktyce biurowej oznacza to konieczność powiązania danych z konkretną sprawą (np. realizacją umowy, obsługą zamówienia, rekrutacją) oraz ustalenia, kiedy cel został osiągnięty. Po tym momencie dane należy usunąć albo zanonimizować, chyba że istnieje podstawa do dalszego przechowywania (np. wymóg z przepisów sektorowych lub potrzeba wykazania rozliczeń).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są błędne?
- "Maksymalnie 5 lat" – to może kojarzyć się z niektórymi obowiązkami przechowywania dokumentów, ale nie jest uniwersalnym limitem dla wszystkich danych osobowych w RODO.
- "Maksymalnie 10 lat" – podobnie, nie stanowi ogólnej reguły RODO; długość retencji zależy od celu i podstawy prawnej w danej sprawie.
- "Bezterminowo" – jest sprzeczne z zasadą ograniczenia przechowywania. "Brak sztywnego limitu" nie oznacza prawa do trzymania danych na zawsze ani "na zapas".
W zadaniach egzaminacyjnych warto zapamiętać: nie liczba lat, tylko "okres niezbędny do celu" jest rdzeniem zasady retencji w RODO.
