Ustawa o rachunkowości wskazuje, że jednostka ma obowiązek archiwizować różne grupy dokumentacji przez ściśle określone okresy. W art. 74 ust. 2 wymieniono zbiory dokumentów, które należy przechowywać przez 5 lat. Do tej grupy należą m.in. dokumenty inwentaryzacyjne, czyli dokumenty związane z przeprowadzeniem i rozliczeniem inwentaryzacji (np. arkusze spisowe, zestawienia różnic, protokoły).
Dlatego poprawną odpowiedzią są dokumenty inwentaryzacyjne – ustawodawca wprost zalicza je do kategorii przechowywanej przez 5 lat.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Dokumenty dotyczące rękojmi – ustawa przewiduje dla nich krótszy okres przechowywania: 1 rok po upływie terminu rękojmi lub po rozliczeniu sprawy. To wyjątek od "typowych" 5 lat.
- Dokumenty dotyczące reklamacji – analogicznie jak rękojmia, są przechowywane 1 rok po rozliczeniu reklamacji, więc nie spełniają warunku 5 lat.
- Dokumenty dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – takie sformułowanie nie stanowi odrębnej, nazwanej w ustawie kategorii z 5-letnim okresem; w praktyce mogą to być różne dowody księgowe, ale odpowiedź nie odpowiada brzmieniu kategorii wskazanej w art. 74 ust. 2.
Ważna wskazówka egzaminacyjna: pytanie dotyczy konkretnej kategorii dokumentów wskazanej w ustawie. Najbezpieczniej wybierać odpowiedzi, które są ustawowo nazwane (np. "dokumenty inwentaryzacyjne"), a nie opisują ogólnie zdarzeń gospodarczych.
