KWALIFIKACJA EKA2 - TEST WIEDZY NR 4

W archiwistyce kluczowe jest rozróżnienie między dokumentacją bieżącą a dokumentacją spraw zakończonych. Dokumenty pozostające w toku (np. bieżąca działalność operacyjna firmy lub trwające postępowania prawne) są potrzebne do prowadzenia spraw i muszą pozostawać w aktywnych teczkach komórek organizacyjnych. Nie powinny być kierowane do archiwum państwowego tylko dlatego, że "minął jakiś czas", ponieważ sprawa nie została jeszcze zamknięta.

Do archiwum zakładowego przekazuje się akta po zamknięciu sprawy/projektu, a następnie – po przeprowadzeniu kwalifikacji archiwalnej – część dokumentacji może zostać uznana za materiały archiwalne (kategoria A). Materiały archiwalne mają trwałą wartość historyczną i po określonym okresie przechowywania w archiwum zakładowym są przygotowywane do przekazania do archiwum państwowego.

• Odpowiedź "Dokumenty dotyczące zakończonych projektów" jest właściwa, bo odnosi się do dokumentacji zamkniętej (zakończonej), którą można kwalifikować i przekazywać dalej po upływie okresów przechowywania.
• "Dokumenty dotyczące bieżącej działalności firmy" są z definicji potrzebne na bieżąco i zwykle pozostają w obiegu do zamknięcia spraw, więc nie spełniają warunku zakończenia.
• "Dokumenty dotyczące bieżących spraw prawnych" to typowy przykład dokumentacji w toku, często wymagającej szybkiego dostępu; przekazanie do archiwum państwowego na tym etapie byłoby błędem organizacyjnym i ryzykiem prawnym.
• "Wszystkie powyższe" jest niepoprawne, bo sugeruje, że także dokumentacja bieżąca podlega przekazaniu do archiwum państwowego, co przeczy zasadzie przekazywania dokumentacji spraw zakończonych po kwalifikacji.

Na egzaminie warto zapamiętać prostą regułę: najpierw zakończenie sprawy, potem kwalifikacja i dopiero później archiwizacja długoterminowa (a w przypadku materiałów archiwalnych – przekazanie do archiwum państwowego).