Opis wskazuje na system dziennikowy, ponieważ kluczowe cechy to: porządek chronologiczny oraz numerowanie i wpis do rejestru według daty otrzymania lub wysłania. W praktyce oznacza to prowadzenie dziennika (rejestru) korespondencji, w którym każda pozycja ma kolejny numer i jest powiązana z datą wpływu albo nadania. Taki układ ułatwia kontrolę obiegu pism, odnalezienie sprawy po dacie oraz wykazanie, kiedy dokument pojawił się w kancelarii.
Odpowiedź "System alfabetyczny" jest niepoprawna, bo w tym podejściu podstawą porządkowania byłaby kolejność liter (np. nazwisk, nazw instytucji, haseł), a nie chronologia wpływów i wysyłek. Sam fakt numerowania dokumentów nie przesądza o alfabetycznym układzie.
Odpowiedź "System rzeczowy" (tematyczny/hasłowy) opiera się na grupowaniu dokumentów według zagadnień, klas spraw lub haseł rzeczowych. W opisie nie ma mowy o klasyfikacji tematycznej, tylko o wpisie do rejestru według daty, co jest typowe dla rejestracji dziennikowej.
Odpowiedź "System geograficzny" zakładałby porządkowanie według obszarów/regionów (np. województw, miejscowości, rynków), co w biurze może występować w specyficznych rejestrach, ale nie odpowiada podanej charakterystyce. W pytaniu podstawą jest czas (data) i dziennik, a nie miejsce.
Wskazówka egzaminacyjna: zwracaj uwagę na słowa-klucze "rejestr", "numerowany" i "według daty". Zestaw tych cech zwykle oznacza ewidencję w dzienniku korespondencji, czyli system dziennikowy.
