W recepcji często klasyfikuje się rezerwacje według kanału pozyskania, czyli tego, kto składa rezerwację i czy w procesie występuje podmiot pośredniczący. W przedstawionej sytuacji zamówienie pokoi zostało złożone przez biuro podróży, działające w imieniu firmy farmaceutycznej. To oznacza, że rezerwacja przyszła do hotelu przez pośrednika, więc jest to rezerwacja pośrednia.
Odpowiedź "osobisty" jest nieadekwatna, ponieważ opis nie dotyczy sposobu przyjazdu lub osobistego stawienia się w recepcji, tylko tego, jak rezerwacja została pozyskana. Odpowiedź "bezpośredni" byłaby właściwa wtedy, gdyby firma (lub osoba z firmy) kontaktowała się z hotelem bez udziału biura podróży, np. mailowo lub przez firmowy dział administracji. Odpowiedź "telefoniczny" miesza kryteria: telefon może być formą kontaktu, ale w zadaniu kluczowa jest rola pośrednika, a nie medium.
W praktyce poprawne rozpoznanie rezerwacji pośredniej ma znaczenie dla pracy recepcji i rozliczeń, bo często trzeba:
- ustalić, kto jest stroną kontaktową (biuro) i kto ostatecznie korzysta z usług (firma/goście),
- zastosować właściwe warunki anulacji i potwierdzenia dla pośrednika,
- prawidłowo przypisać źródło rezerwacji w systemie PMS dla raportów i ewentualnych prowizji.
Na egzaminie warto pamiętać prostą zasadę: jeśli między hotelem a gościem/firmą jest pośrednik, rezerwacja jest pośrednia, niezależnie od tego, czy kontakt odbył się telefonicznie, mailowo czy przez formularz.
