Skontrum dokumentacji archiwalnej to procedura kontrolna (proces), której istotą jest weryfikacja zgodności między tym, co faktycznie znajduje się w archiwum (teczki, pudła, jednostki archiwalne), a tym, co wynika z dokumentów ewidencyjnych (spisów, rejestrów, inwentarzy).
Poprawna odpowiedź: "Czynności polegające na szczegółowym przeglądzie, ewidencjonowaniu i weryfikacji dokumentacji archiwalnej w celu ustalenia jej stanu faktycznego i zgodności z ewidencją." jest trafna, bo zawiera trzy kluczowe elementy skontrum:
- przegląd fizyczny zasobu (sprawdzenie, czy jednostki istnieją i są w odpowiednim miejscu),
- odniesienie do ewidencji (porównanie z zapisami),
- ustalenie rozbieżności i utrwalenie wyniku kontroli (zwykle w formie protokołu rozbieżności).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "Proces zniszczenia niepotrzebnych dokumentów." opisuje brakowanie (niszczenie dokumentacji po upływie okresów przechowywania i po wymaganych uzgodnieniach), a nie kontrolę zgodności zasobu z ewidencją.
- "Proces naprawy uszkodzonych dokumentów." dotyczy konserwacji/restauracji materiałów archiwalnych. W skontrum można zauważyć uszkodzenia, ale sama naprawa nie stanowi definicji skontrum.
- "Proces tworzenia nowych dokumentów." odnosi się do czynności kancelaryjnych (wytwarzania dokumentacji), a skontrum dotyczy już istniejącego zasobu i jego kontroli.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w definicji pojawia się porównanie "stan faktyczny vs ewidencja" oraz kontrola kompletności, to mowa o skontrum. Gdy chodzi o niszczenie – to brakowanie, a gdy o naprawę – konserwacja.
