Pytanie dotyczy czynności, której efektem jest zewidencjonowanie zespołu archiwalnego oraz przygotowanie dla każdej jednostki fizycznej opisu informacyjnego tak, aby zespół mógł być sprawnie wyszukiwany i udostępniany użytkownikom. Taką funkcję pełni inwentaryzacja – w praktyce łączy ona porządkowanie i ujęcie zasobu w ewidencji/pomocy archiwalnej poprzez tworzenie opisów jednostek.
Odpowiedź "inwentaryzacja." jest poprawna, bo najtrafniej opisuje proces prowadzący do powstania uporządkowanej informacji o zasobie: wiadomo, co wchodzi w skład zespołu, jakie są jednostki oraz jak je identyfikować (opisy) w celu późniejszego udostępniania.
Pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe, ponieważ wskazują inne działania lub pojęcia spoza archiwistyki:
- "selekcja." odnosi się do kwalifikowania materiałów (np. wydzielania do dalszego przechowywania lub do brakowania) i nie oznacza z definicji sporządzenia opisu informacyjnego każdej jednostki dla celów udostępniania.
- "akcesja." dotyczy przyjęcia/przyrostu zasobu (nabycia, przekazania) i rejestracji nabytku, a nie pełnego przygotowania opisów jednostek i ewidencji zespołu w rozumieniu opracowania do udostępniania.
- "ekstradycja." jest pojęciem prawnym związanym z wydawaniem osób między państwami; nie jest czynnością metodyki archiwalnej, więc nie może opisywać ewidencjonowania zespołu.
Wskazówka egzaminacyjna: w takich pytaniach kluczowe są słowa "opis informacyjny" oraz "udostępnienie". Gdy w treści pojawia się wymóg przygotowania opisów jednostek i uporządkowania informacji o zespole, najczęściej chodzi o inwentaryzację/opis archiwalny, a nie o przyjęcie nabytku czy selekcję.
