Inwentaryzacja zespołu archiwalnego rozumiana jako zewidencjonowanie zespołu oraz przygotowanie opisu informacyjnego dla każdej jednostki fizycznej wymaga, aby układ materiałów był już ustalony. Dlatego logicznie i metodycznie wykonuje się ją po porządkowaniu właściwym: dopiero wtedy wiadomo, jakie jednostki faktycznie istnieją, jak są wydzielone oraz w jakiej kolejności występują w zespole.
Następnym krokiem jest zwykle nadanie sygnatur archiwalnych, czyli trwałych oznaczeń identyfikujących jednostki w ewidencji i w magazynie. Nadawanie sygnatur przed zakończeniem porządkowania mogłoby prowadzić do błędów: jeśli w trakcie porządkowania jednostki zostaną scalone, podzielone lub zmieni się ich kolejność, wcześniejsze oznaczenia przestaną odpowiadać rzeczywistemu stanowi.
Dlaczego pozostałe propozycje nie pasują?
- "po opracowaniu notatki informacyjnej" – notatka informacyjna nie wyznacza jeszcze stabilnego momentu do pełnego ewidencjonowania jednostek; sama w sobie nie gwarantuje, że układ i granice jednostek są ostateczne.
- "po studiach wstępnych, a przed rozpoznaniem przynależności zespołowej" – na tak wczesnym etapie dopiero rozpoznaje się charakter i kontekst materiałów; pełny opis jednostek zwykle wymaga wcześniejszego uporządkowania i ustalenia układu.
- "przed studiami wstępnymi" – przed studiami wstępnymi brakuje podstaw do rzetelnego wydzielenia i opisania jednostek, bo nie przeprowadzono jeszcze rozpoznania materiałów.
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać prostą zasadę: najpierw porządkujesz, potem ewidencjonujesz i opisujesz, a na końcu utrwalasz identyfikację przez sygnaturę. Taki tok minimalizuje ryzyko poprawek w ewidencji i zapewnia spójność opisu z rzeczywistym stanem zespołu.
