Recepcja hotelowa (front office) odpowiada przede wszystkim za organizację obsługi gościa w obszarze formalnym i informacyjnym: przyjęcie rezerwacji, zameldowanie i wymeldowanie, prowadzenie dokumentacji pobytu, rozliczenia, a także bieżącą komunikację z gościem (telefon, informacje, przyjmowanie zgłoszeń i przekazywanie ich do innych działów).
Dlatego czynności takie jak "rejestrowanie gości" mieszczą się w podstawowych zadaniach recepcji – to rdzeń pracy recepcjonisty związany z pobytem i ewidencją gości.
Również "budzenie gości" bywa realizowane przez recepcję jako usługa dodatkowa: gość zgłasza prośbę, a recepcja organizuje połączenie telefoniczne lub inne ustalone w obiekcie rozwiązanie. W praktyce może to być też koordynowane z innymi działami, ale sama usługa jest typowo dostępna "przez recepcję".
"Przechowywanie kosztowności gości" jest klasycznym przykładem usługi depozytowej. Recepcja często przyjmuje depozyt (np. w sejfie recepcyjnym) albo organizuje dostęp do sejfu w pokoju, prowadząc odpowiednią ewidencję i potwierdzenia.
Natomiast "odprowadzanie gości do pokoi" dotyczy fizycznej asysty w drodze do pokoju oraz często wsparcia przy bagażu. W typowym podziale zadań jest to domena portiera/bagażowego (bell service) lub pracowników pionu służby pięter, a nie recepcji. Recepcja może gościa pokierować, wskazać drogę, wyjaśnić lokalizację windy czy piętra, ale nie jest to standardowy obowiązek recepcjonisty.
Na egzaminie warto pamiętać: jeśli czynność jest związana z formalnościami, informacją, ewidencją i koordynacją usług, zwykle dotyczy recepcji; jeśli wymaga obsługi na piętrach lub asysty z bagażem, częściej należy do innych stanowisk.
