Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA5 - TEST WIEDZY NR 6



PYTANIE NR 13.
Dokumentację pracowniczą (akta osobowe) pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku należy przechowywać przez:
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Dla pracowników zatrudnionych przed 1.01.1999 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat.
"10 lat" dotyczy nowszych zatrudnień w określonych warunkach, "30 lat" nie jest standardowym okresem, a "bezterminowo" jest błędne, bo przepisy przewidują terminy retencji.

Pełne wyjaśnienie:

Dokumentacja pracownicza (w tym akta osobowe) musi być przechowywana przez okres wynikający z przepisów. Kluczowe jest ustalenie daty nawiązania stosunku pracy, ponieważ od niej zależy długość retencji.

Dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. wymagany okres przechowywania wynosi 50 lat. Oznacza to długi, ale wciąż określony czas archiwizacji — nie jest to przechowywanie wieczyste. Dlatego odpowiedź "50 lat" jest prawidłowa.

Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne:

  • "10 lat" — taki okres występuje dla nowszych zatrudnień (w szczególności po 2018/2019 r., liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy). Nie dotyczy jednak zatrudnień sprzed 1999 r.
  • "30 lat" — nie jest standardowym, podstawowym okresem przechowywania akt osobowych w tym obszarze. W praktyce egzaminacyjnej ta odpowiedź jest typowym dystraktorem "na oko", mającym sprawdzić, czy zdający zna konkretne progi czasowe.
  • "bezterminowo" — to częsty błąd wynikający z utożsamiania bardzo długiego okresu z "na zawsze". W rzeczywistości przepisy operują określonymi terminami (np. 10 lub 50 lat), więc "bezterminowo" nie pasuje do wymogów retencji dokumentów.

W praktyce kadrowej poprawne rozpoznanie okresu przechowywania jest ważne nie tylko ze względu na zgodność z prawem, ale też z uwagi na ochronę danych osobowych: przechowywanie dokumentów dłużej niż wymagane może zwiększać ryzyko naruszeń.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest dokumentacja pracownicza w firmie?
Dokumentacja pracownicza to komplet dokumentów dotyczących zatrudnienia pracownika, obejmujący m.in. akta osobowe oraz pozostałe dokumenty związane ze stosunkiem pracy (np. ewidencję czasu pracy, dokumenty płacowe). Prowadzi ją pracodawca i musi ją przechowywać przez wymagany okres.
Jak długo przechowuje się akta osobowe pracownika zatrudnionego przed 1999 rokiem?
Akta osobowe pracownika zatrudnionego przed 1.01.1999 r. przechowuje się przez 50 lat. To okres określony przepisami, a nie przechowywanie bezterminowe. Na egzaminie kluczowe jest powiązanie terminu z datą nawiązania stosunku pracy.
Dlaczego nie ma dokumentów przechowywanych bezterminowo w kadrach?
W praktyce prawnej stosuje się retencję, czyli przechowywanie przez określony czas. Przepisy wskazują konkretne okresy (np. 10 lub 50 lat) zależnie od rodzaju dokumentów i daty zatrudnienia. "Bezterminowo" byłoby sprzeczne z zasadą ograniczenia przechowywania danych.
Jakie są najczęstsze terminy przechowywania dokumentacji pracowniczej?
Najczęściej spotkasz terminy 10 lat oraz 50 lat, zależnie od daty zatrudnienia i spełnienia określonych warunków (np. raportowanie do ZUS w niektórych okresach). Dlatego na egzaminie zawsze sprawdzaj, jaką datę zatrudnienia wskazuje pytanie.
Kiedy stosuje się okres 10 lat dla dokumentacji pracowniczej?
Okres 10 lat dotyczy przede wszystkim nowszych zatrudnień (po zmianach przepisów) i jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. W zadaniach egzaminacyjnych trzeba odróżnić go od sytuacji historycznych, np. zatrudnień sprzed 1999 r.
Czy "50 lat" to to samo co przechowywanie bezterminowe?
Nie. 50 lat to wciąż konkretny, ograniczony czas. "Bezterminowo" oznaczałoby brak końca przechowywania, czego w tych zasadach się nie stosuje. To typowa pułapka egzaminacyjna: bardzo długi termin może brzmieć jak "na zawsze", ale nim nie jest.
Jakie błędy najczęściej popełniają uczniowie w pytaniach o retencję akt?
Najczęściej mylą okresy między różnymi datami zatrudnienia oraz wybierają "bezterminowo", bo kojarzy im się z koniecznością "zawsze trzymać umowy". Inny błąd to automatyczne wskazywanie "10 lat" bez sprawdzenia, czy pytanie dotyczy zatrudnienia sprzed 1999 r.
Jak w praktyce ustala się właściwy okres przechowywania dokumentów pracownika?
W praktyce kadrowej sprawdza się datę nawiązania stosunku pracy oraz to, do jakiego "przedziału" czasowego należy zatrudnienie. Następnie stosuje się przewidziany okres (np. 10 lub 50 lat). Dobra praktyka to prowadzenie ewidencji terminów archiwizacji.
Czy przechowywanie dokumentów dłużej niż trzeba może być problemem?
Tak. Zbyt długie przechowywanie zwiększa ryzyko naruszenia zasad ochrony danych, bo przetrzymuje się dane osobowe bez potrzeby. W firmie warto mieć procedury: po upływie terminu zaoferować odbiór dokumentów, a jeśli nie zostaną odebrane — zniszczyć je zgodnie z zasadami.
Jak przygotować się do pytań kadrowych o okresy przechowywania na egzamin?
Ucz się przez schemat: data zatrudnienia → właściwy okres. Zwracaj uwagę na graniczne daty (np. przed 1999 r.) oraz na to, że odpowiedź "bezterminowo" zwykle jest błędna. Trenuj na testach i rób krótkie notatki z progów czasowych.
info

Statystycznie 58% uczniów zna prawidłową odpowiedź. średnie

Źródła:

  • Kodeks pracy (Dz.U. 2023 poz. 1465), art. 94 pkt 9a-9b
  • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369)

Materiały:

  • Tekst Kodeksu pracy w zakresie obowiązków pracodawcy dot. dokumentacji pracowniczej
  • Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (zasady prowadzenia i przechowywania)
  • Komentarze kadrowo-płacowe i materiały szkoleniowe o okresach przechowywania (retencja)
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 03.04.2026



Aktualizacja pytania: 03.04.2026
📡 Brak połączenia internetowego