W archiwistyce fotografie zalicza się do materiałów ikonograficznych (materiałów specjalnych), które często wymagają opracowania rzeczowego. Dlatego w wielu praktycznych sytuacjach porządkuje się je przede wszystkim według tematów, czyli według tego, co jest na zdjęciach (np. obiekty, wydarzenia, osoby, procesy).
Odpowiedź "tematów" jest uzasadniona tym, że układ tematyczny pozwala tworzyć serie rzeczowe i sprawia, że użytkownik szybciej odnajduje poszukiwane fotografie, zwłaszcza gdy fotografie zostały przekazane luzem i nie mają już wyraźnego, pierwotnego układu.
Pozostałe propozycje mogą występować w praktyce, ale zwykle nie jako kryterium podstawowe:
- "formatów" to kryterium techniczne; bywa użyteczne przy przechowywaniu (dobór kopert, pudeł), jednak jako główny porządek utrudnia wyszukiwanie według treści.
- "dat wykonania" to układ chronologiczny; może mieć sens w dokumentacji procesowej (np. przebieg inwestycji), ale nie zawsze jest możliwy (brak dat) i nie grupuje według treści.
- "nazwisk autorów" to układ proweniencyjny/autorski; jest typowy raczej dla kolekcji artystycznych lub studyjnych, a nie dla ogólnych zbiorów dokumentacyjnych.
Warto pamiętać o kontekście: jeśli fotografie są częścią zespołu akt i mają zachowany pierwotny układ, w praktyce dąży się do jego utrzymania. Natomiast dla fotografii luźnych i kolekcji przekazanych bez porządku układ tematyczny jest najczęściej najbardziej funkcjonalny.
