Aby nadać zespołowi fotografii docelowy układ, wykonuje się systematyzację. Jest to czynność porządkowa: polega na ułożeniu materiałów według ustalonej zasady (np. chronologicznie, tematycznie, według autorów lub wydarzeń) tak, aby zespół miał spójną i logiczną strukturę. W praktyce ułatwia to późniejszą identyfikację jednostek, ich opis oraz udostępnianie.
Pozostałe terminy odnoszą się do innych typów działań, dlatego nie pasują do celu "nadania docelowego układu":
- Skontrum to czynność kontrolna – służy sprawdzeniu stanu, kompletności lub zgodności ewidencji ze stanem faktycznym. Nie jest to działanie nastawione na ułożenie materiałów w układzie merytorycznym.
- Inwentaryzacja jest czynnością ewidencyjno-opisową – dotyczy sporządzania wykazu/ewidencji i opisu jednostek. Może następować po uporządkowaniu, ale sama w sobie nie oznacza nadania układu.
- Scalanie oznacza łączenie rozproszonych fragmentów lub części zasobu w jedną całość (gdy materiały są podzielone lub rozproszone). To inny cel niż uporządkowanie według schematu i nie musi prowadzić do docelowego układu.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się sformułowanie "nadanie układu", "uporządkowanie według zasady", "podział na serie" – zwykle chodzi o czynność porządkową, a nie o ewidencję (inwentaryzację) czy kontrolę (skontrum).
