W pytaniu chodzi o rozpoznanie systemu kancelaryjnego na podstawie zapisu w instrukcji kancelaryjnej. W praktyce biurowej rozróżnia się m.in. system dziennikowy i bezdziennikowy.
System bezdziennikowy polega na tym, że obieg i ewidencja dokumentów są organizowane przede wszystkim wokół spraw: zakłada się sprawy, prowadzi spisy spraw, nadaje znaki sprawy i gromadzi pisma w aktach sprawy/teczce. Nie jest kluczowe prowadzenie centralnego dziennika podawczego jako podstawowego rejestru całej korespondencji.
Dlaczego poprawna jest odpowiedź: "bezdziennikowy"?
Jeśli fragment instrukcji wskazuje, że rejestruje się i prowadzi dokumenty według spraw (np. przez spis spraw, znak sprawy, teczki rzeczowe), to jest to typowa cecha systemu bezdziennikowego. W takim podejściu punktem odniesienia jest sprawa, a nie kolejny numer z dziennika korespondencji.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- Dziennikowy – w tym systemie podstawą ewidencji jest dziennik (rejestr) korespondencji, a dokumenty identyfikuje się głównie przez kolejne numery wpisu do dziennika. Gdy instrukcja kładzie nacisk na spisy spraw i prowadzenie akt spraw, to nie jest to typowa logika dziennikowa.
- Mieszany – oznacza łączenie cech obu rozwiązań (część ewidencji w dzienniku, część w układzie spraw). Aby wybrać "mieszany", opis musiałby wyraźnie wskazywać jednoczesne stosowanie dziennika i rejestrowania w spisach spraw jako równorzędnych podstaw.
- Dwudziennikowy – sugeruje prowadzenie dwóch dzienników (np. odrębnych rejestrów dla różnych strumieni korespondencji). Taka odpowiedź wymagałaby wprost informacji o dwóch dziennikach lub podwójnej ewidencji dziennikowej, czego nie zakłada typowy opis systemu opartego na sprawach.
Wskazówka egzaminacyjna: szukaj w opisie słów-kluczy: "spis spraw", "znak sprawy", "teczka rzeczowa", "prowadzenie akt sprawy" – to najczęściej kieruje do systemu bezdziennikowego. Jeśli natomiast dominują "dziennik podawczy", "numer z dziennika", "wpis do dziennika korespondencji" – bliżej do systemu dziennikowego.
