W opisie archiwalnym daty skrajne informują, z jakiego okresu pochodzą materiały w danej jednostce archiwalnej. W praktyce porządkowania i opracowania zasobu nie zawsze da się je ustalić dokładnie (brak dat na dokumentach, niekompletność akt, zniszczenia, rozproszenie materiału). W takiej sytuacji podaje się datowanie szacowane, czyli ustalone w przybliżeniu.
Kluczowe jest, aby użytkownik opisu od razu widział, że data nie wynika wprost z jednoznacznych przesłanek. Dlatego poprawny zapis wymaga dwóch elementów: oznaczenia niepewności oraz wyróżnienia formy zapisu jako informacji wprowadzonej/ustalonej przez opracowującego. Temu służy połączenie znaku zapytania i nawiasu kwadratowego w zapisie dat szacowanych.
Odpowiedź "ze znakiem zapytania, w nawiasie zwykłym" jest błędna, ponieważ nawias okrągły bywa kojarzony z dopowiedzeniem/uwagą w tekście, a w opisie archiwalnym nie spełnia roli jednoznacznego wyróżnika danych przybliżonych w sposób oczekiwany w metodyce. Odpowiedź "z podkreśleniem i znakiem zapytania" jest błędna: podkreślenie to zabieg typograficzny, który nie stanowi standardowego, jednoznacznego oznaczenia charakteru daty w ewidencji. Odpowiedź "kursywą i zakończone dwukropkiem" także nie pasuje: kursywa i dwukropek nie są regułą oznaczania datowania szacowanego, a mogłyby wprowadzać chaos w jednolitości zapisów.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się sformułowanie "nie jest możliwe ustalenie" oraz "daty szacowane", szukaj odpowiedzi, która jednocześnie sygnalizuje niepewność (np. "?") i rozróżnia zapis jako przybliżenie (np. nawias kwadratowy), a nie tylko zmianę kroju pisma.
