Pytanie dotyczy obowiązkowej częstotliwości przeglądu informatycznych nośników danych przechowywanych w archiwum zakładowym. Nośniki (np. płyty optyczne, dyski, pamięci przenośne) mogą ulegać degradacji, a ryzyko utraty lub nieodczytania danych rośnie wraz z upływem czasu i warunkami przechowywania. Dlatego przepisy wprowadzają okresową kontrolę.
Prawidłowa odpowiedź: 5 lat. Wskazuje ona minimalny wymagany interwał ("nie rzadziej niż raz na 5 lat"), czyli przegląd może być wykonywany częściej, ale nie może być wykonywany rzadziej. W praktyce przegląd obejmuje m.in. weryfikację czytelności danych, ocenę stanu fizycznego nośnika oraz wykonanie kopii bezpieczeństwa. Kopie należy przechowywać tak, aby można było je szybko odnaleźć, gdyby odczyt z pierwotnego nośnika stał się niemożliwy.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- 1 rok – to częsta intuicyjna odpowiedź ("im częściej, tym lepiej"), ale nie wynika z wymaganego minimum w przepisie dotyczącym przeglądu nośników.
- 3 lata – bywa mylone z innymi cyklami kontrolnymi spotykanymi w praktyce kancelaryjnej, jednak nie jest wskazanym minimalnym okresem dla przeglądu nośników.
- 10 lat – może wynikać z przekonania, że archiwum działa w bardzo długich horyzontach czasowych, ale dla nośników cyfrowych tak długi odstęp zwiększa ryzyko utraty możliwości odczytu i jest sprzeczny z wymaganym minimum.
Na egzaminie warto zapamiętać skojarzenie: "nośniki cyfrowe – kontrola i kopia co 5 lat", bo pytania często sprawdzają właśnie tę konkretną częstotliwość.
