Prawidłową czynnością po przejęciu poprawnie uporządkowanego i zewidencjonowanego zespołu fotografii jest skontrum. W praktyce archiwalnej oznacza ono kontrolę: porównuje się stan faktyczny (czyli realnie przejęte jednostki/obiekty) z zapisami w ewidencji. Celem jest potwierdzenie, że to, co znajduje się w zasobie, zgadza się z opisem oraz że nie ma braków, nadmiarów, pomyłek lub przesunięć w układzie.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie pasują?
- Brakowanie dotyczy eliminowania dokumentacji niearchiwalnej (po spełnieniu warunków formalnych). Nie jest to czynność "po przejęciu" materiałów już poprawnie uporządkowanych i zewidencjonowanych jako zespół fotografii, bo brakowanie ma inny cel: zmniejszenie zasobu o materiały przeznaczone do wyłączenia.
- Kwalifikacja to ocena i przypisanie wartości/kategorii archiwalnej (rozstrzygnięcie, co stanowi materiały archiwalne, a co dokumentację niearchiwalną). Jeśli zespół jest już zewidencjonowany i przejmowany jako uporządkowany, to etap kwalifikacji nie jest tym, czego wymaga pytanie – wprost wskazano, że uporządkowanie i ewidencja są wykonane poprawnie.
- Uporządkowanie polega na nadaniu właściwego układu i uporządkowaniu jednostek w zespole (np. zgodnie z zasadami porządkowania). Skoro w treści jest warunek "poprawnie uporządkowanego", ta czynność została już zrealizowana i nie stanowi następnego obowiązkowego kroku po przejęciu.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się informacja, że materiały są już uporządkowane i zewidencjonowane, zwykle testowana jest czynność kontrolna potwierdzająca zgodność zasobu z ewidencją, czyli właśnie skontrum. To odróżnia "kontrolę" od "opracowania" (porządkowania) oraz od decyzji o wyłączaniu materiałów (brakowania).
