Karty katalogowe w archiwum inwestora pełnią funkcję narzędzia wyszukiwawczego: mają pomóc szybko ustalić, jaka dokumentacja istnieje i gdzie jej szukać. W praktyce archiwizacji dokumentacji technicznej działa to na dwóch poziomach:
- układ fizyczny (jak przechowywane są teczki/segregatory na regałach),
- układ informacyjny (jak uporządkowana jest kartoteka/karty katalogowe, żeby można było coś odnaleźć).
W archiwum inwestora użytkownik najczęściej pyta o dokumentację związaną z konkretną realizacją. Dlatego poprawny układ kart katalogowych to układ wg budów, obiektów i branż. Pozwala to przejść od ogólnej inwestycji (budowy), przez konkretny obiekt (np. dany budynek), aż do wybranej branży projektu (np. architektura, konstrukcja, instalacje). Taki wielopoziomowy porządek odpowiada temu, jak faktycznie wyszukuje się dokumentację techniczną.
Odpowiedź "dat ukończenia inwestycji" jest błędna, bo układ chronologiczny rzadko jest najwygodniejszy w pracy z dokumentacją techniczną; data może być tylko jedną z informacji na karcie, ale nie głównym kluczem porządkowania. Odpowiedź "nazw firm realizujących projekt" jest nietrafna, ponieważ w archiwum inwestora punktem odniesienia są własne inwestycje i obiekty, a wykonawcy mogą się zmieniać i nie stanowią stabilnego klucza wyszukiwawczego. Odpowiedź "kolejnych numerów z księgi inwentarzowej" myli kartotekę z układem przechowywania: numery inwentarzowe są bardzo przydatne do wskazania lokalizacji fizycznej jednostki archiwalnej, ale kartoteka ma prowadzić do dokumentacji poprzez kryteria rzeczowe (budowa–obiekt–branża), a dopiero potem wskazać numer inwentarzowy.
W praktyce, gdy pojawia się zapytanie typu: "projekt instalacji elektrycznej szkoły przy ul. X", archiwista najpierw wyszukuje inwestycję (budowę), następnie obiekt (szkołę), potem branżę (instalacje elektryczne). Z karty katalogowej odczytuje numer inwentarzowy i dzięki temu odnajduje właściwe materiały na regale.
