W archiwistyce porządkowanie fotografii ma przede wszystkim zapewnić czytelny układ i ułatwić późniejsze wyszukiwanie oraz udostępnianie materiałów. Dlatego jako podstawowe kryterium grupowania często przyjmuje się temat (treść) fotografii, czyli układ rzeczowy: np. wydarzenia, osoby, miejsca, działalność instytucji, typy obiektów czy zagadnienia.
Odpowiedź "tematów" jest właściwa, ponieważ odwołuje się do klucza merytorycznego, zgodnego z potrzebami użytkownika: najczęściej szuka się zdjęć "o czymś", a nie tylko o określonym formacie czy autorze.
Pozostałe propozycje to kryteria, które mogą występować jako dodatkowe lub w szczególnych sytuacjach, ale jako reguła ogólna są mniej trafne:
- "formatów" – porządkowanie według cech fizycznych (rozmiaru) pomaga w przechowywaniu, lecz nie porządkuje treści. Może prowadzić do rozbicia logicznych serii tematycznych.
- "dat wykonania" – układ chronologiczny bywa użyteczny, gdy badanie dotyczy zmian w czasie, jednak nie zawsze data jest znana lub jednoznaczna. Sam czas wykonania nie zastępuje układu według treści.
- "nazwisk autorów" – autor (fotograf) jest ważnym elementem opisu, ale nie zawsze jest możliwy do ustalenia, a użytkownik zwykle poszukuje treści lub kontekstu, niekoniecznie twórcy.
W praktyce dobre opracowanie łączy różne elementy: układ tematyczny jako oś porządku, a w opisie/ewidencji dodatkowo datowanie, autorstwo, technikę i format. Na egzaminie warto zapamiętać, że dla fotografii kluczowe jest to, co przedstawiają, czyli temat.
