Indeks archiwalny jest narzędziem informacyjno-wyszukiwawczym: jego celem nie jest pełny opis jednostki archiwalnej, tylko skierowanie użytkownika od hasła (np. nazwiska, miejscowości, tematu) do właściwego miejsca w pomocy archiwalnej, gdzie znajduje się opis.
Dlatego każda pozycja indeksu po haśle powinna zawierać dwa kluczowe elementy:
- sygnaturę – czyli oznaczenie, które jednoznacznie identyfikuje jednostkę archiwalną w zespole,
- numer karty – czyli odsyłacz do miejsca w pomocy (np. w inwentarzu kartkowym), gdzie można odczytać opis i szczegóły.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Opis fizyczny i daty skrajne – to typowe elementy opisu archiwalnego jednostki (zawartość, rozmiar, zakres chronologiczny). W indeksie nie są konieczne do spełnienia funkcji odsyłacza i zwykle nie są wymagane w każdej pozycji.
- Dawne sygnatury – mogą występować w dokumentacji pomocniczej lub uwagach, ale nie są elementem, który musi znaleźć się w każdej pozycji indeksu po haśle. W praktyce indeks ma prowadzić do aktualnej identyfikacji jednostki.
- Liczba stron – to parametr opisowy jednostki (przydatny np. w opisie fizycznym), ale nie zastępuje odsyłacza. Sama liczba stron nie mówi, gdzie w pomocy archiwalnej szukać opisu, więc nie realizuje podstawowej funkcji indeksu.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy indeksu, myśl o schemacie: hasło → odsyłacz. Elementy "opisowe" (daty skrajne, rozmiar, liczba stron) częściej należą do inwentarza/opisu, a nie do indeksu.
