Baza danych klientów i pojazdów w serwisie (np. kartoteki w systemie informatycznym, historia zleceń, dane kontaktowe) jest elementem procesu obsługi, który zaczyna się od przyjęcia klienta i pojazdu. Dlatego najczęściej odpowiadają za nią pracownicy biura obsługi klienta (w praktyce również doradcy serwisowi), ponieważ:
- to oni zbierają dane identyfikacyjne i kontaktowe klienta,
- zakładają kartę klienta i pojazdu przy pierwszej wizycie,
- aktualizują przebieg, dane kontaktowe, upoważnienia, preferencje oraz notatki z obsługi,
- utrzymują ciągłość informacji potrzebnej do planowania wizyt i rozliczania zleceń.
Odpowiedź "dział reklamy i marketingu" jest nieadekwatna: marketing może analizować dane (np. do kampanii), ale nie prowadzi operacyjnej ewidencji pojazdów przyjmowanych do naprawy ani nie odpowiada za poprawność danych w dokumentach obsługowych.
Odpowiedź "wszyscy pracownicy zakładu" jest zbyt ogólna. W dobrze zorganizowanym serwisie odpowiedzialność jest przypisana do konkretnej komórki/stanowiska, aby zapewnić spójność danych (jednolite zasady wprowadzania, uniknięcie duplikatów, możliwość rozliczenia błędów).
Odpowiedź "dział magazynowy" także nie pasuje: magazyn korzysta z informacji o pojeździe do doboru części i realizacji wydań, ale jego głównym zadaniem jest gospodarka magazynowa, a nie prowadzenie kartotek klientów i pojazdów.
Na egzaminie warto kierować się zasadą: kto przyjmuje klienta i zakłada dokumenty zlecenia, ten zwykle wprowadza i aktualizuje dane w bazie.
