Spis zdawczo-odbiorczy jest podstawowym dokumentem ewidencyjnym towarzyszącym przekazaniu akt z komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego. Zasada praktyczna jest taka, że to komórka przekazująca przygotowuje wykaz tego, co przekazuje. Dlatego poprawna jest odpowiedź: "Pracownik komórki przekazującej akta."
Ma to uzasadnienie organizacyjne: komórka przekazująca najlepiej zna zawartość prowadzonych spraw, układ teczek oraz kompletność dokumentacji. Sporządzenie spisu po jej stronie pozwala także jednoznacznie przypisać odpowiedzialność za to, czy przekazano właściwe jednostki (teczki) i czy opis jest zgodny ze stanem faktycznym.
Pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe, bo dotyczą innych ról:
- "Archiwista państwowy." – archiwum państwowe działa w innym segmencie systemu archiwalnego niż bieżące przekazywanie akt z komórek do archiwum zakładowego w jednostce; nie jest to typowy uczestnik tej czynności.
- "Pracownik komórki przejmującej akta." – archiwum zakładowe (jako komórka przejmująca) może weryfikować, przyjąć i potwierdzić odbiór, ale nie ono "spisuje za nadawcę" tego, co ma zostać przekazane. Inaczej łatwo o rozbieżności i spór, co faktycznie przekazano.
- "Archiwista zakładowy." – archiwista zakładowy zwykle sprawdza poprawność spisu i zgodność z przekazywanymi teczkami oraz prowadzi dalszą ewidencję w archiwum zakładowym. To jednak nie jest tożsame z obowiązkiem sporządzenia spisu przez komórkę przekazującą.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pada sformułowanie "dokumentacja przekazywana z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego", najczęściej testowana jest odpowiedzialność strony przekazującej za przygotowanie wykazu (spisu) oraz rola archiwum w przyjęciu i kontroli przekazania.
