Pytanie sprawdza rozróżnienie między dokumentacją archiwalną (czyli materiałami archiwalnymi/aktami o wartości trwałej) a pomocami ewidencyjnymi i dokumentacją pomocniczą w archiwum zakładowym. Pomoc ewidencyjna ma przede wszystkim funkcję rejestracyjną i kontrolną: ułatwia wyszukiwanie, rozliczanie obiegu oraz dokumentowanie czynności wykonywanych na aktach.
Odpowiedź "Karta udostępniania akt." jest właściwa, ponieważ taka karta dokumentuje samą czynność udostępnienia (kto, kiedy, czego dotyczyło, zwrot), a więc jest narzędziem ewidencji i kontroli dostępu. Nie jest "dokumentacją archiwalną" w znaczeniu zasobu akt przechowywanych ze względu na ich wartość historyczną lub dowodową.
Pozostałe odpowiedzi mogą wprowadzać w błąd, bo również są dokumentami w archiwum zakładowym, ale ich funkcja jest inna:
- "Spisy zdawczo-odbiorcze akt." to podstawowe zestawienia towarzyszące przekazywaniu akt do archiwum zakładowego; pełnią funkcję ewidencyjną i dowodową przekazania.
- "Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych." jest zbiorem informacji o sporządzonych spisach, czyli kolejną warstwą ewidencji pomagającą zarządzać dokumentacją przekazaną.
- "Protokół brakowania dokumentacji niearchiwalnej." dokumentuje procedurę wybrakowania (zniszczenia) dokumentacji niearchiwalnej; choć dotyczy dokumentacji, jest elementem udokumentowania czynności i decyzji w procesie brakowania.
Klucz do rozwiązania: karta udostępniania opisuje incydentalną czynność udostępnienia i jest typową pomocą ewidencyjną, natomiast pozostałe dokumenty wiążą się z przekazaniem/wykazami/brakowaniem i bywają mylone ze "składem" dokumentacji archiwalnej. Na egzaminie warto pytać siebie: czy to są akta (treść merytoryczna działalności), czy jedynie zapis obsługi i ewidencji akt?
