Kartoteka (ewidencja) udostępniania akt służy przede wszystkim do kontroli obiegu dokumentacji oraz do rozliczalności – czyli możliwości szybkiego ustalenia, kto i kiedy otrzymał określone akta oraz kto je udostępnił. Żeby taki rejestr spełniał swoją funkcję w każdej sytuacji, minimalny wpis powinien zawierać:
- datę udostępnienia – pozwala ustalić chronologię i czas przetrzymywania akt,
- nazwisko osoby udostępniającej – wskazuje, kto wydał akta i odpowiada za prawidłowość udostępnienia,
- nazwisko osoby otrzymującej – wskazuje użytkownika/pracownika, który przyjął akta,
- sygnaturę akt – jest kluczowa, bo stanowi jednoznaczny identyfikator jednostki archiwalnej (np. teczki) niezależnie od jej tytułu czy zawartości.
Odpowiedź "Data udostępnienia, nazwisko osoby udostępniającej, nazwisko osoby otrzymującej, sygnatura akt" spełnia te wymagania: zawiera zarówno elementy czasowe, osobowe, jak i identyfikacyjne dotyczące dokumentacji.
Pozostałe propozycje są mniej trafne, ponieważ zastępują sygnaturę informacjami, które mogą być zmienne lub niejednoznaczne:
- Wariant z "opisem akt" może być nieprecyzyjny (różna szczegółowość, różne nazwy) i nie zawsze pozwoli szybko odnaleźć właściwą jednostkę.
- Wariant z "celem akt" nie identyfikuje jednoznacznie dokumentacji; cel bywa też trudny do standaryzacji i nie jest konieczny do samej kontroli obiegu.
- Wariant bez nazwiska osoby udostępniającej osłabia rozliczalność procesu (brak informacji, kto wydał akta), a jednocześnie nadal nie zapewnia tak pewnej identyfikacji jednostki jak sygnatura.
W praktyce organizacje mogą dodawać kolejne pola (np. termin zwrotu, podpis, cel), ale pytanie dotyczy informacji, które powinny znaleźć się w każdym wpisie, czyli minimum niezbędnego do skutecznej ewidencji udostępnień.
