Karty udostępnienia (wypożyczeń) pełnią w archiwum zakładowym funkcję kontrolno-ewidencyjną: dokumentują fakt udostępnienia, osobę/komórkę korzystającą oraz umożliwiają śledzenie, gdzie znajdują się akta w czasie ich pozostawania poza magazynem archiwum.
Kluczowe jest to, że taka karta "żyje" przez cały okres udostępnienia, a jej cykl kończy się dopiero w momencie, gdy akta wrócą na miejsce. Z tego powodu logicznym i praktycznym punktem startowym liczenia okresu przechowywania jest data zwrotu wypożyczonych akt do archiwum zakładowego – wtedy sprawa udostępnienia jest zamknięta.
Pozostałe propozycje są typowymi pomyłkami:
- "przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego" – dotyczy innego procesu (przekazania akt z komórki do archiwum), a nie udostępnienia już przechowywanych akt.
- "wypożyczenia akt przez komórkę organizacyjną" – to początek udostępnienia; w tym momencie nie wiadomo jeszcze, kiedy obieg się zakończy i czy wystąpią opóźnienia, więc liczenie od tej daty utrudnia jednolite zasady archiwizacji kart.
- "wytworzenia udostępnianej dokumentacji" – odnosi się do powstania akt merytorycznych, a nie do powstania dokumentacji ewidencyjnej udostępnień; miesza dwa różne typy dokumentacji i dwa różne "biegi czasu".
W nauce do egzaminu warto zapamiętać regułę: dla dokumentacji pomocniczej związanej z udostępnianiem punkt odniesienia to zakończenie udostępnienia, czyli powrót akt do archiwum.
