W obiegu dokumentacji występują co najmniej dwa praktyczne etapy przechowywania teczki: w komórce organizacyjnej (praca bieżąca) oraz w archiwum zakładowym (etap archiwalny po przekazaniu). Na tych etapach zmienia się zakres oznaczeń, które powinny znaleźć się na opisie teczki.
Dlaczego poprawna jest odpowiedź "B"?
Fiszka "B" zawiera kluczowe elementy opisu używanego w komórce organizacyjnej: nazwę jednostki i komórki oraz symbol klasyfikacyjny z JRWA (np. WO.0811) i kategorię archiwalną (Kat. A). Jednocześnie nie zawiera sygnatury archiwalnej, ponieważ ta jest elementem identyfikacji teczki w archiwum zakładowym i jest nadawana po przejęciu teczki do archiwum na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego (w praktyce: numer spisu oraz numer pozycji).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "A" zawiera sygnaturę archiwalną ("Sygn. …"), czyli element, który pojawia się dopiero po przekazaniu do archiwum zakładowego. To typowy błąd polegający na mieszaniu opisu archiwalnego z opisem bieżącym.
- "C" nie ma kategorii archiwalnej. Brak kategorii uniemożliwia prawidłowe ustalenie zasad przechowywania i dalszego postępowania (np. kwalifikacji do wieczystego przechowywania lub brakowania) już na etapie komórki.
- "D" nie ma symbolu klasyfikacyjnego z JRWA. Bez symbolu nie da się poprawnie przypisać teczki do klasy z wykazu akt, co utrudnia porządkowanie i przekazanie na spis.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się sformułowanie "na stanowisku pracy w komórce organizacyjnej", należy automatycznie sprawdzić, czy nie wkrada się element właściwy dopiero archiwum (najczęściej właśnie sygnatura archiwalna). Wtedy wybór pada na fiszkę z symbolem i kategorią, ale bez sygnatury.
