Dokumentem sporządzanym w celu zarejestrowania przebiegu obowiązkowego zebrania pracowników jest protokół zebrania. Protokół ma charakter urzędowy/organizacyjny: porządkuje informacje o tym, co się wydarzyło na spotkaniu i jakie zapadły ustalenia. W praktyce może obejmować m.in. datę i miejsce zebrania, listę uczestników, porządek obrad, streszczenie wypowiedzi (w zależności od przyjętych zasad), podjęte decyzje, przydzielone zadania i terminy.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie spełniają celu pytania?
- Pismo przewodnie jest pismem dołączanym do przesyłanych dokumentów (np. gdy wysyła się załączniki). Nie służy do opisu przebiegu zebrania, tylko do wprowadzenia w korespondencję i wskazania, co jest przekazywane.
- Zawiadomienie o zebraniu pełni funkcję informacyjną przed wydarzeniem: określa termin, miejsce i często temat/porządek. Nie rejestruje tego, co faktycznie się wydarzyło podczas spotkania.
- Lista obecności potwierdza udział uczestników (kto był, ewentualnie podpis). To ważny dokument pomocniczy, ale nie dokumentuje przebiegu dyskusji ani ustaleń.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawiają się słowa "przebieg", "ustalenia", "decyzje" lub "podsumowanie spotkania", najczęściej chodzi o protokół (czasem o sprawozdanie lub notatkę służbową, ale w typowych realiach pracy biurowej "zebranie" dokumentuje się protokołem).
