Jednolity rzeczowy wykaz akt jest narzędziem klasyfikacji dokumentacji: przyporządkowuje sprawy do odpowiednich klas rzeczowych (haseł) i wskazuje właściwy symbol klasyfikacyjny. Dlatego elementem znaku sprawy, który ustala się na podstawie wykazu akt, jest właśnie "symbol klasyfikacyjny z wykazu akt".
Pozostałe składniki znaku sprawy mają charakter ewidencyjny i organizacyjny i nie wynikają bezpośrednio z wykazu:
- "Oznaczenie komórki organizacyjnej" zależy od struktury jednostki i przyjętych oznaczeń (np. symboli komórek) – to nie jest część klasyfikacji rzeczowej z wykazu akt.
- "Kolejny numer sprawy" powstaje w toku rejestracji: jest nadawany zgodnie z kolejnością zakładania spraw w danej klasie/komórce, więc nie jest "dany" przez wykaz akt.
- "Oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła" wynika z zasad prowadzenia spraw w czasie (datowania i ciągłości sprawy), a nie z przyporządkowania rzeczowego w wykazie.
W praktyce rozpoznanie, co pochodzi z wykazu akt, ułatwia proste pytanie kontrolne: czy ten element opisuje temat/rodzaj sprawy? Jeśli tak, to zwykle chodzi o symbol klasyfikacyjny. Jeśli opisuje "kto prowadzi", "który to wpis" albo "kiedy założono" – to elementy ustalane w procesie rejestracji i obsługi spraw.
