W praktyce pracy sekretariatu kluczowe jest rozróżnienie, czy przesyłka jest adresowana do komórki organizacyjnej (np. "Dział Księgowości"), czy imiennie do konkretnego pracownika. W przypadku przesyłki imiennej co do zasady sekretariat nie powinien zapoznawać się z jej treścią, ponieważ adresatem jest konkretna osoba, a nie sekretariat ani cały dział.
Odpowiedź "Nie otwierać przesyłki, przekazać pracownikowi Działu Księgowości." jest właściwa, bo realizuje dwie zasady: (1) zachowanie poufności korespondencji poprzez brak otwierania przez osoby postronne oraz (2) zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów przez przekazanie przesyłki dokładnie do adresata.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "Otworzyć przesyłkę i przekazać do Działu Księgowości." – otwarcie imiennej przesyłki narusza zasadę, że korespondencję imienną przekazuje się adresatowi bez ingerencji (chyba że instrukcja wprost stanowi inaczej).
- "Otworzyć przesyłkę i przekazać Głównemu Księgowemu." – dodatkowo zmienia adresata; fakt, że pismo dotyczy księgowości, nie uprawnia do przekierowania go do innej osoby.
- "Nie otwierać przesyłki, przekazać do Kancelarii Tajnej." – samo adresowanie imienne nie oznacza tajności. Kancelaria tajna dotyczy szczególnych trybów postępowania z informacjami niejawnymi, a nie zwykłej korespondencji imiennej.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści zadania pojawia się "adresowana imiennie", najpierw oceń, czy sekretariat w ogóle ma podstawę do otwarcia. Jeśli nie ma wyraźnej przesłanki, właściwy kierunek to przekazanie adresatowi bez otwierania.
