Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA2 - CZERWIEC 2020



PYTANIE NR 7.
Na podstawie zamieszczonego fragmentu spisu spraw wskaż znak sprawy, który należy umieścić na piśmie dotyczącym zaleceń pokontrolnych.
Ilustracja przedstawia tabelę, która jest fragmentem spisu spraw, używaną w kontekście egzaminu zawodowego dla technika
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Znak sprawy powinien być przepisany zgodnie z układem wynikającym ze spisu spraw: symbol komórki/komórki merytorycznej, symbol klasyfikacyjny, kolejny numer sprawy oraz rok.
W tym układzie poprawny jest zapis "DP.0910.1.2019", a pozostałe propozycje mieszają kolejność elementów lub zniekształcają symbol.

Pełne wyjaśnienie:

Znak sprawy służy do jednoznacznej identyfikacji sprawy w dokumentacji kancelaryjnej i pozwala powiązać pismo z właściwym wpisem w spisie spraw oraz z teczką aktową. W praktyce znak sprawy jest złożony z kilku członów, które muszą wystąpić w ustalonej kolejności oraz w spójnym zapisie (najczęściej z separatorami, np. kropkami).

Odpowiedź "DP.0910.1.2019" jest poprawna, ponieważ zachowuje typową logikę konstrukcji znaku: najpierw wskazuje symbol komórki (np. wydział/stanowisko), następnie symbol klasyfikacyjny (hasło/klasa ze spisu), potem kolejny numer sprawy w danym roku oraz rok. Dzięki temu osoba prowadząca akta może szybko odszukać sprawę w spisie, porównać numerację i zweryfikować ciągłość rejestracji.

Pozostałe odpowiedzi są błędne z powodów formalnych:

  • "DP.2019.1.0910" przenosi rok na początek i przestawia elementy, przez co zapis nie odpowiada standardowemu porządkowi używanemu do wyszukiwania spraw w rejestrze.
  • "DP.1.091.2019" zmienia symbol klasyfikacyjny (np. 0910 vs 091) lub rozcina go na inne człony, co prowadzi do przypisania pisma do niewłaściwej klasyfikacji rzeczowej.
  • "DP.2019.0910" pomija istotny człon (kolejny numer sprawy) i zmienia kolejność, przez co znak przestaje jednoznacznie wskazywać konkretną sprawę.

Na egzaminie warto stosować prostą kontrolę: sprawdź, czy w znaku są wszystkie wymagane elementy oraz czy ich kolejność jest zgodna z tym, jak sprawy są wpisywane w spisie spraw. Jeśli któryś człon "wędruje" na inną pozycję albo symbol klasyfikacyjny jest minimalnie inny, odpowiedź zwykle jest niepoprawna.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest znak sprawy w kancelarii?
Znak sprawy to oznaczenie identyfikujące konkretną sprawę w spisie spraw i na pismach. Zwykle łączy symbol komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny (hasło/klasa), numer kolejny sprawy i rok. Dzięki temu korespondencja trafia do właściwych akt i da się ją łatwo odszukać.
Jakie elementy najczęściej składają się na znak sprawy?
Najczęściej spotkasz: symbol komórki, symbol klasyfikacyjny, numer kolejny oraz rok. Kluczowe jest zachowanie tej samej kolejności i separatorów jak w spisie spraw. Inny układ członów może oznaczać inną sprawę lub inną klasę akt.
Jak odczytać znak sprawy ze spisu spraw na egzaminie?
Najpierw zidentyfikuj w spisie spraw wiersz dotyczący właściwego tematu (tu: zalecenia pokontrolne), a następnie przepisz znak dokładnie w tej postaci. Uważaj na cyfry (np. 0910 vs 091), kolejność członów i pominięcie numeru sprawy lub roku.
Dlaczego kolejność członów znaku sprawy ma znaczenie?
Kolejność decyduje o tym, jak znak jest interpretowany w rejestrze. Jeśli przestawisz rok, symbol klasyfikacyjny lub numer kolejny, możesz wskazać inną sprawę albo stworzyć zapis, którego nie da się jednoznacznie znaleźć w spisie. To utrudnia obieg dokumentów i archiwizację.
Co oznacza numer w środku znaku sprawy, np. "1"?
Najczęściej jest to kolejny numer sprawy w danej klasie rzeczowej i w danym roku (czyli numer wpisu sprawy w spisie spraw). Pozwala rozróżnić wiele spraw o tej samej klasyfikacji w jednym roku. Bez tego członu znak bywa niejednoznaczny.
Kiedy wpisuje się znak sprawy na piśmie?
Znak sprawy umieszcza się na piśmie w toku załatwiania sprawy, aby powiązać dokument z rejestrem i teczką. W praktyce pojawia się na pismach wychodzących i często także na wpływających (po rejestracji). Na egzaminie przyjmuj, że pismo ma mieć znak zgodny ze spisem.
Jakie błędy najczęściej są w odpowiedziach o znaku sprawy?
Najczęstsze pułapki to: przestawienie roku na początek, pominięcie numeru kolejnego sprawy, "zgubienie" jednej cyfry w symbolu klasyfikacyjnym oraz użycie innego separatora. Często odpowiedź wygląda podobnie do poprawnej, ale ma inny układ członów.
Czy rok w znaku sprawy zawsze musi być na końcu?
W wielu stosowanych zapisach rok jest podawany na końcu, ale kluczowe jest, by był zgodny z zasadą przyjętą w danej instrukcji i w spisie spraw. Na egzaminie należy odtworzyć układ wynikający z przedstawionego spisu, a nie "własny" wzór z doświadczenia.
Jak rozróżnić symbol klasyfikacyjny od numeru sprawy?
Symbol klasyfikacyjny zwykle odnosi się do hasła/klasy z wykazu akt i bywa stały dla tematu, natomiast numer sprawy jest kolejnym numerem wpisu w danym roku. Gdy widzisz zapis typu "…0910.1.2019", to "0910" jest klasyfikacją, a "1" numerem sprawy.
Jak ćwiczyć tworzenie i odczytywanie znaków sprawy przed egzaminem?
Najlepiej pracować na przykładowych spisach spraw: wybieraj temat sprawy, odczytuj znak i zapisuj go na "pismach" ćwiczeniowych. Potem porównuj, czy zachowałeś wszystkie człony i ich kolejność. Dodatkowo trenuj uwagę na szczegóły w zapisie cyfr i separatorów.
info

Statystycznie 30% uczniów zna prawidłową odpowiedź. bardzo trudne

Materiały:

  • Materiały dydaktyczne z zakresu instrukcji kancelaryjnej i prowadzenia spisu spraw (skrypty szkolne, podręczniki do kwalifikacji archiwalnych)
  • Przykładowe wzory spisu spraw i wzory znaków spraw używane w jednostkach organizacyjnych (ćwiczenia praktyczne)
  • Ćwiczenia z klasyfikacji rzeczowej i doboru haseł z wykazu akt (JRWA) w kontekście rejestracji spraw
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego