Indeksowanie w archiwum (często rozumiane dziś jako tworzenie indeksów lub nadawanie/uzupełnianie metadanych) ma cel informacyjny i wyszukiwawczy: ma umożliwić szybkie dotarcie do właściwego dokumentu oraz potwierdzenie, że znaleziony obiekt jest tym, którego szuka użytkownik.
Odpowiedź "Ułatwienie odnalezienia konkretnych dokumentów" jest właściwa, ponieważ indeks (lub zestaw metadanych) buduje punkty dostępu do informacji: można wyszukiwać po nazwach, numerach spraw, sygnaturach, datach, hasłach rzeczowych czy osobach. W praktyce przekłada się to na sprawniejsze udostępnianie akt, obsługę kwerend oraz bieżącą pracę archiwisty.
Pozostałe propozycje opisują inne, ważne, ale odmienne czynności:
- "Usunięcie niepotrzebnych dokumentów" dotyczy brakowania (selekcji i wycofywania dokumentacji zgodnie z zasadami), a nie indeksowania. Brakowanie zmniejsza zasób, ale nie jest mechanizmem wyszukiwania.
- "Uporządkowanie dokumentów według daty utworzenia" to element porządkowania/układu (np. chronologicznego) i może wspierać orientację w zbiorze, jednak samo w sobie nie tworzy indeksu ani wielokryterialnych punktów dostępu.
- "Zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem" dotyczy konserwacji i ochrony zasobu (warunki przechowywania, opakowania, profilaktyka), czyli obszaru fizycznego bezpieczeństwa, a nie opisu informacyjnego.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się słowo "indeksowanie", szukaj odpowiedzi związanej z wyszukiwaniem, opisem lub metadanymi, a nie z selekcją, układaniem czy konserwacją.
