Treść operacji mówi o wypłacie z kasy zaliczki pracownikowi na przyszły zakup materiałów biurowych. Kluczowe jest rozróżnienie: wypłata zaliczki to jeszcze nie nabycie materiałów, tylko przekazanie środków pieniężnych pracownikowi, który ma się później z tej zaliczki rozliczyć.
Dlatego prawidłowy zapis to:
- Wn "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" – powstaje rozrachunek (należność do rozliczenia) wobec pracownika, bo pracownik powinien przedstawić dokumenty zakupu albo zwrócić niewykorzystane środki.
- Ma "Kasa" – zmniejsza się stan gotówki w kasie, ponieważ pieniądze zostały wypłacone.
Odpowiedź "Wn Materiały, Ma Kasa" jest nieprawidłowa, bo ujmuje materiały tak, jakby zostały już kupione i przyjęte do ewidencji. W tej operacji nie ma jeszcze dowodu zakupu ani informacji o faktycznej wartości materiałów. Materiały mogą zostać ujęte dopiero w momencie rozliczenia zaliczki (na podstawie faktury/paragonu i dokumentu rozliczenia).
Odpowiedź "Wn Rozrachunki z dostawcami, Ma Kasa" także nie pasuje, ponieważ nie wynika z treści, aby firma miała zobowiązanie wobec dostawcy. Stroną operacji jest pracownik, a nie kontrahent zewnętrzny. Rozrachunki z dostawcami stosuje się, gdy zakup jest dokonany od dostawcy na fakturę i powstaje zobowiązanie.
Odpowiedź "Wn Towary, Ma Kasa" jest błędna z dwóch powodów: po pierwsze, nadal nie nastąpił zakup (jest tylko zaliczka), a po drugie, wskazano materiały biurowe, które w typowym ujęciu nie są towarami handlowymi, tylko materiałami/zużyciem na potrzeby jednostki.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się "zaliczka pracownikowi", w pierwszej kolejności myśl o rozrachunku z pracownikiem. Dopiero później (po rozliczeniu) pojawi się zapis na materiały/koszty oraz ewentualny zwrot niewykorzystanej gotówki do kasy.
