Kartoteka wynagrodzeń to zestaw kart odnoszących się do pracowników, wykorzystywany do ewidencji danych płacowych. W praktyce archiwalnej i kancelaryjnej kluczową potrzebą jest szybkie odnalezienie karty konkretnej osoby – zwykle bez dodatkowych danych identyfikacyjnych.
Dlatego właściwy jest układ alfabetyczny, czyli uporządkowanie kart według nazwisk (często także imion w obrębie nazwiska). Taki układ minimalizuje ryzyko pomyłek i skraca czas wyszukiwania, bo użytkownik najczęściej zna nazwisko pracownika, którego karta jest potrzebna.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- Układ numeryczny wymaga istnienia stabilnego numeru (np. numeru ewidencyjnego) i tego, aby osoba wyszukująca znała ten numer. W kartotekach wynagrodzeń nie zawsze jest to najwygodniejsze i sprzyja błędom przy przepisywaniu numerów.
- Układ rzeczowy stosuje się głównie tam, gdzie dokumenty grupuje się według tematów/hasłów rzeczowych (np. klasyfikacja rzeczowa akt). Kartoteka wynagrodzeń nie jest z natury zbiorem "tematów", tylko zbiorem kart przypisanych do osób.
- Układ chronologiczny porządkuje według dat (np. wpływu, sporządzenia, zdarzenia). W przypadku kart osobowych nie rozwiązuje podstawowego problemu: odnalezienia konkretnego pracownika, gdy nie znamy właściwej daty.
Wskazówka egzaminacyjna: jeżeli pytanie dotyczy kartotek "osobowych" (pracowników, klientów, uczniów), domyślnie rozważ układ alfabetyczny jako najbardziej funkcjonalny, o ile nie podano wyraźnie innej zasady identyfikacji.
