Pismo sporządzane w sytuacji, gdy zakupiony towar jest niezgodny z umową sprzedaży albo ma wady, nazywa się reklamacją. W praktyce biurowej reklamacja jest formalnym zgłoszeniem problemu i żądania (np. naprawy, wymiany, obniżenia ceny lub innego sposobu załatwienia sprawy) oraz stanowi podstawę do rejestracji sprawy i dalszej korespondencji.
Pozostałe odpowiedzi opisują inne rodzaje dokumentów lub komunikatów, dlatego nie pasują do przedstawionej sytuacji:
- Awizo to zawiadomienie (najczęściej pocztowe lub kurierskie) o próbie doręczenia przesyłki albo o oczekiwaniu przesyłki do odbioru. Nie służy do zgłaszania wad towaru ani nie dotyczy niezgodności z umową.
- Pismo informacyjne to ogólna forma korespondencji, której celem jest przekazanie informacji (np. terminu, zmiany danych, ogłoszenia). Samo w sobie nie oznacza zgłoszenia roszczenia z tytułu wad lub niezgodności towaru z umową.
- Specyfikacja wysyłkowa to dokument związany z logistyką i wysyłką, zwykle zawierający wykaz towarów, ilości, numery pozycji lub parametry przesyłki. Jest załącznikiem do dostawy, a nie pismem inicjującym procedurę reklamacyjną.
Na egzaminie warto zwracać uwagę na opis sytuacji: jeśli pojawia się problem z jakością/zgodnością towaru i potrzeba formalnego zgłoszenia, właściwym terminem będzie "reklamacja". Gdy mowa o doręczeniu przesyłki, właściwe skojarzenie prowadzi raczej do "awiza", a gdy o dokumentach wysyłkowych – do "specyfikacji".
