Podczas inwentaryzacji metodą spisu z natury kluczowe są rzetelność i jednoznaczna identyfikacja każdego składnika. Jeżeli trafiasz na produkt, którego nie możesz zidentyfikować (brak etykiety, nieczytelny kod, brak zgodności z kartoteką), właściwym działaniem jest zgłoszenie problemu do przełożonego. Przełożony może zdecydować o dalszych krokach: weryfikacji z dokumentami dostawy, sprawdzeniu kartoteki, konsultacji z inną osobą lub czasowym oznaczeniu towaru do wyjaśnienia.
Dlaczego pozostałe działania są błędne?
- Pomijanie produktu obniża wiarygodność spisu. Wynik inwentaryzacji ma odzwierciedlać stan faktyczny, więc pominięcie elementu może zaniżyć stan i wygenerować sztuczny niedobór.
- Dopisanie bez przypisania wartości tworzy zapis niejednoznaczny: w inwentaryzacji liczy się zarówno ilość, jak i powiązanie z konkretnym towarem (indeksem). Brak identyfikacji utrudni wyjaśnienie różnic i dalsze rozliczenie.
- Wyrzucenie towaru jest działaniem nieuprawnionym i ryzykownym. Taki towar może należeć do asortymentu sklepu, być towarem przyjętym omyłkowo albo należeć do innej partii. Utylizacja bez decyzji osoby odpowiedzialnej może powodować straty i problemy dowodowe.
W praktyce warto przyjąć prostą zasadę egzaminacyjną: gdy w spisie pojawia się niezgodność, której nie da się rozstrzygnąć na miejscu, nie zgaduj i nie "naprawiaj" samodzielnie — zgłoś i udokumentuj. Dzięki temu spis jest kompletny, a decyzje (identyfikacja, opis, rozliczenie) podejmuje osoba uprawniona zgodnie z procedurą firmy.
