Skontrum zasobu archiwalnego służy sprawdzeniu zgodności stanu faktycznego zasobu z ewidencją (np. inwentarzem). Jeśli w toku prac zostanie odnaleziony dokument, którego nie ma w inwentarzu, oznacza to niezgodność ewidencyjną wymagającą wyjaśnienia: dokument mógł trafić do zasobu omyłkowo, mógł zostać błędnie opisany, mógł być częścią innej jednostki albo nie został wcześniej prawidłowo ujęty.
Dlatego poprawnym krokiem jest zgłoszenie znaleziska właściwej osobie lub zespołowi prowadzącemu skontrum i zastosowanie się do dalszych instrukcji. Zapewnia to:
- ciągłość i wiarygodność ewidencji (zmiany nie są wprowadzane "na własną rękę"),
- kontrolę odpowiedzialności (wiadomo, kto podjął decyzję i na jakiej podstawie),
- ochronę dokumentacji przed utratą lub zniszczeniem.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są błędne:
- Zignorować dokument – pozostawia niezgodność bez wyjaśnienia, co obniża rzetelność skontrum i utrudnia późniejsze rozliczenie zasobu.
- Wyrzucić dokument – samo nieujęcie w inwentarzu nie oznacza, że dokument jest zbędny; usunięcie bez trybu i decyzji uprawnionych osób może naruszyć zasady postępowania z dokumentacją.
- Dodać dokument do inwentarza – wpis do inwentarza jest czynnością ewidencyjną wymagającą ustalenia statusu dokumentu i właściwego trybu; nie powinien być wykonywany samodzielnie w trakcie skontrum bez uzgodnień.
W praktyce warto też zadbać, aby znalezisko było bezpieczne (np. odłożone w ustalone miejsce) i możliwe do jednoznacznej identyfikacji do czasu decyzji zespołu skontrum.
