Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA2 - TEST WIEDZY NR 4



PYTANIE NR 25.
Podczas skontrum zasobu archiwalnego, odkryłeś, że niektóre dokumenty są uszkodzone. Co powinieneś zrobić w takiej sytuacji?
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
W trakcie skontrum uszkodzenia dokumentów należy zgłosić osobie/organowi właściwemu w strukturze archiwum, aby uruchomić właściwą procedurę zabezpieczenia i ewentualnej konserwacji. Samodzielne naprawy, ignorowanie problemu lub niszczenie akt grozi pogorszeniem stanu zasobu i naruszeniem zasad postępowania z dokumentacją.

Pełne wyjaśnienie:

Podczas skontrum (kontroli stanu i kompletności zasobu) archiwista nie tylko porównuje stan faktyczny z ewidencją, ale również identyfikuje nieprawidłowości, w tym uszkodzenia materiałów archiwalnych. W takiej sytuacji właściwym działaniem jest zgłoszenie uszkodzeń odpowiedniej osobie lub organowi (np. przełożonemu, osobie odpowiedzialnej za archiwum, komórce nadzoru), aby możliwe było podjęcie decyzji i działań zgodnych z procedurami jednostki.

Dlaczego to jest poprawne?

  • Ochrona zasobu: szybkie zgłoszenie pozwala wdrożyć zabezpieczenie dokumentów (ograniczenie dalszych zniszczeń, właściwe warunki przechowywania, izolacja materiału zagrożonego).
  • Odpowiedzialność i ślad decyzyjny: decyzje o naprawie, konserwacji lub dalszym postępowaniu powinny być podejmowane przez osoby uprawnione i udokumentowane w dokumentacji z czynności (np. w protokole).
  • Bezpieczeństwo materiału: nieumiejętna ingerencja w dokument (taśmy, kleje, "domowe" metody) może spowodować nieodwracalne szkody i utrudnić późniejsze działania specjalistyczne.

Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?

  • "Zignoruj uszkodzenia" – to błąd organizacyjny: brak reakcji może zwiększyć skalę zniszczeń i zafałszować wyniki skontrum, bo stan zachowania jest istotną informacją o zasobie.
  • "Napraw samodzielnie" – skontrum nie jest etapem konserwacji. Samodzielne naprawy bez kompetencji i akceptacji procedur mogą zniszczyć dokument lub zmienić jego cechy.
  • "Zniszcz dokumenty" – uszkodzenie nie jest równoznaczne z brakiem wartości archiwalnej. Niszczenie dokumentacji wymaga odrębnych decyzji i trybu postępowania; nie podejmuje się tego "w trakcie" skontrum.

Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o ujawnione nieprawidłowości podczas kontroli zasobu najczęściej poprawna jest odpowiedź, która prowadzi do zgłoszenia i udokumentowania problemu, a nie do działań doraźnych wykonywanych na własną rękę.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest skontrum zasobu archiwalnego?
Skontrum to kontrola zasobu archiwalnego polegająca na sprawdzeniu zgodności stanu faktycznego z ewidencją (np. kompletności jednostek, ich obecności i stanu). Celem jest wykrycie braków, błędów ewidencyjnych oraz problemów ze stanem zachowania dokumentów.
Jakie działania są właściwe, gdy podczas skontrum znajdę uszkodzone dokumenty?
Należy zgłosić uszkodzenia osobie/komórce właściwej w archiwum i odnotować ustalenia zgodnie z przyjętą dokumentacją kontroli. To uruchamia procedury zabezpieczenia i pozwala podjąć decyzje przez osoby uprawnione, zamiast działań doraźnych.
Dlaczego nie powinno się naprawiać dokumentów samodzielnie w trakcie skontrum?
Samodzielna "naprawa" często pogarsza stan akt (kleje, taśmy, docisk, niewłaściwe materiały). Ponadto skontrum służy kontroli i dokumentowaniu ustaleń, a nie wykonywaniu prac konserwatorskich. Decyzje o naprawie powinny wynikać z procedur i kompetencji.
Czy ignorowanie uszkodzeń może mieć konsekwencje dla archiwum?
Tak. Brak zgłoszenia może spowodować dalszą degradację akt, utratę informacji o ryzyku dla zasobu oraz nierzetelność wyników skontrum. W praktyce to także problem organizacyjny: trudniej potem ustalić, kiedy i gdzie doszło do zniszczeń oraz kto powinien podjąć działania.
Kiedy należy odnotować uszkodzenia w dokumentacji z czynności kontrolnych?
Najlepiej niezwłocznie, w trakcie wykonywania czynności lub bezpośrednio po ich ujawnieniu, zgodnie z przyjętym sposobem dokumentowania skontrum. Dzięki temu informacja jest kompletna, wiarygodna i może być podstawą do dalszych decyzji o zabezpieczeniu lub konserwacji.
Jakie są typowe rodzaje uszkodzeń akt wykrywane podczas skontrum?
Najczęściej spotyka się rozdarcia, ubytki papieru, zabrudzenia, zawilgocenia, zagniecenia, odspojone okładki lub ślady działania szkodników. Ważne jest rozpoznanie, że to sygnał do zgłoszenia i zabezpieczenia, a nie do "szybkiej naprawy" bez procedur.
Co oznacza "odpowiednia osoba lub organ" w archiwum?
W praktyce jest to osoba lub komórka, która ma kompetencje do podjęcia decyzji: przełożony, kierownik archiwum, archiwista zakładowy, nadzór kancelaryjno-archiwalny lub inna wskazana w procedurach jednostki. Kluczowe jest skierowanie informacji do właściwego poziomu odpowiedzialności.
Czy uszkodzony dokument można od razu zniszczyć, żeby "nie zajmował miejsca"?
Nie. Uszkodzenie nie oznacza, że dokument traci wartość lub że wolno go zniszczyć. Brak jest podstaw do niszczenia "na miejscu" podczas skontrum. Postępowanie z dokumentacją (w tym brakowanie) odbywa się w odrębnych trybach i wymaga decyzji zgodnych z zasadami archiwalnymi.
Jak zabezpieczyć miejsce przechowywania po znalezieniu uszkodzonych akt?
Najpierw należy ograniczyć ryzyko dalszych zniszczeń: odłożyć akta w bezpieczne miejsce, unikać dodatkowego manipulowania, oddzielić materiały szczególnie kruche oraz przekazać informację przełożonemu. Szczegółowe działania zależą od procedur i oceny przyczyny uszkodzeń.
Jak przygotować się do egzaminu z tematu skontrum i kontroli zasobu?
Ucz się schematu postępowania: co sprawdza skontrum, jak dokumentuje się ustalenia oraz jak reaguje się na nieprawidłowości (braki, błędy ewidencji, uszkodzenia). Na egzaminie wybieraj odpowiedzi zgodne z zasadą: zgłosić, udokumentować, zabezpieczyć, a nie działać samowolnie.
info

To pytanie poprawnie rozwiązuje 82% zdających egzamin. średnio łatwe

Eksperci podkreślają: "W trakcie skontrum uszkodzenia dokumentów należy zgłosić osobie/organowi właściwemu w strukturze archiwum, aby uruchomić właściwą procedurę zabezpieczenia i ewentualnej konserwacji."

Materiały:

  • Instrukcja kancelaryjna i archiwalna obowiązująca w danej jednostce (procedury ochrony dokumentacji)
  • Materiały dydaktyczne z archiwistyki zakładowej dotyczące skontrum i kontroli zasobu
  • Podstawowe opracowania o zabezpieczaniu i obchodzeniu się z dokumentacją papierową (bez wchodzenia w konserwację specjalistyczną)
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego