W tabeli widać, że stan ewidencyjny (ilość w systemie) wynosi 100 sztuk, a stan rzeczywisty ustalony w trakcie inwentaryzacji to 90 sztuk. Taka sytuacja oznacza niedobór (brakuje 10 sztuk względem ewidencji).
Najwłaściwszym pierwszym krokiem organizacyjnym jest poinformowanie kierownika o stwierdzonym niedoborze. W praktyce różnice inwentaryzacyjne wymagają odnotowania, zgłoszenia i wyjaśnienia, ponieważ mogą wynikać m.in. z:
- błędów w ewidencji (np. niezaksięgowane przyjęcie/rozchód),
- pomyłek przy wydaniach lub przyjęciach,
- błędnego oznaczenia towaru albo błędu liczenia,
- uszkodzeń, przeterminowania lub ubytków,
- strat niepożądanych (np. kradzież).
Odpowiedź "dokupić 10 sztuk soku jabłkowego" może być przedwczesna: zakup nie wyjaśnia przyczyny rozbieżności i może utrwalić błąd w ewidencji (np. jeśli towar jest na stanie, ale został źle policzony lub błędnie zaewidencjonowany). Takie działanie bywa dopiero kolejnym etapem, po potwierdzeniu realnego braku i decyzji przełożonego.
Odpowiedź "sprawdzić inne produkty tej samej marki" nie wynika wprost z danych. Inwentaryzacja dotyczy konkretnej pozycji, a rozszerzanie kontroli może mieć sens dopiero po decyzji osoby odpowiedzialnej i według procedury.
Odpowiedź "zignorować różnicę" jest błędna, ponieważ inwentaryzacja służy właśnie do wykrywania i rozliczania rozbieżności. Nawet pozornie mały niedobór wpływa na wiarygodność stanów magazynowych, planowanie sprzedaży i odpowiedzialność materialną.
Wniosek: informacja o niedoborze powinna zostać przekazana kierownikowi, aby uruchomić właściwe formalne kroki i ustalić przyczynę oraz sposób rozliczenia różnicy.
