W przypadku nadwyżki towarów ujawnionej podczas inwentaryzacji jednostka stwierdza, że faktyczny stan zapasów jest wyższy niż wynikało to z ewidencji księgowej. Skutkiem jest zwiększenie aktywów (towarów), a więc zapis na koncie towarów powinien znaleźć się po stronie Wn (typowo: zwiększenia aktywów księguje się po Wn).
Druga strona zapisu musi równoważyć dekret i pokazać źródło tej zmiany. W zadaniu służy do tego konto "Różnice inwentaryzacyjne", na którym nadwyżkę ujmuje się po stronie Ma, aby zbilansować zwiększenie towarów. W efekcie zapis ma postać: Wn Towary 5000 zł / Ma Różnice inwentaryzacyjne 5000 zł.
Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe?
- Odwrócony zapis (Towary po Ma, różnice po Wn) odpowiadałby zmniejszeniu towarów (np. niedoborowi), a nie ujawnionej nadwyżce, więc wskazuje błędny kierunek zmiany aktywów.
- Zapisy po obu stronach na obu kontach (Wn=Ma) nie opisują zdarzenia gospodarczego jako pojedynczego zapisu podwójnego, tylko tworzą sztuczne, nieinformacyjne obroty, które nie zmieniają sald lub zaciemniają obraz ksiąg.
- Brak zapisu na koncie towarów przy jednoczesnych kwotach na koncie różnic nie pokazuje zwiększenia zapasu, czyli pomija główny skutek inwentaryzacji (zmianę stanu aktywów).
W praktyce zawsze warto sprawdzić: (1) czy konto zapasów jest kontem aktywów, (2) czy zdarzenie zwiększa czy zmniejsza stan, oraz (3) jakie konto przeciwstawne przewiduje zakładowy plan kont dla rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
