Przy przyjmowaniu akt do archiwum (lub prowadzeniu ewidencji dokumentacji) dąży się do tego, aby opis pozwalał jednoznacznie zidentyfikować konkretny dokument i odróżnić go od innych o podobnej treści czy tytule. W praktyce służą temu metadane identyfikacyjne, w tym przede wszystkim numer/identyfikator dokumentu (np. numer ewidencyjny, znak sprawy, numer umowy nadany w jednostce).
W przedstawionej tabeli występują trzy elementy:
- Nazwa dokumentu – "Umowa o współpracy",
- Data – "2022-01-01",
- Opis – zawiera informację, że jest to umowa o współpracy z firmą XYZ.
Brakuje jednak informacji, która pełni funkcję identyfikatora i jest "istotna", bo bez niej łatwo o pomyłkę: w organizacji może istnieć wiele umów o współpracy, nawet z tą samą firmą, zawartych w różnych latach, aneksowanych lub podpisanych przez różne komórki. Numer dokumentu pozwala odwołać się do jednego, konkretnego egzemplarza w ewidencji i w magazynie archiwalnym.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- Nazwa firmy – jest obecna w polu "Opis" (firma XYZ), więc nie jest brakującą informacją.
- Data zawarcia umowy – jest podana w kolumnie "Data", więc również nie brakuje jej w tabeli.
- Opis dokumentu – opis już istnieje i doprecyzowuje, czego dotyczy dokument, więc nie jest elementem brakującym.
Wskazówka egzaminacyjna: w zadaniach o kompletności opisu najpierw wypisz, jakie pola już są uzupełnione (tytuł/nazwa, data, opis, strony), a dopiero potem sprawdź, czy brakuje identyfikatora (numeru/znaku) lub innych danych porządkujących (np. jednostki organizacyjnej), zależnie od pytania.
