Skontrum to czynność kontrolna polegająca na sprawdzeniu zgodności między ewidencją a faktycznie posiadanym zasobem (czyli tym, co realnie znajduje się w archiwum zakładowym lub składnicy akt). W praktyce oznacza to porównanie wykazów/spisów z tym, co można fizycznie odszukać na półkach, w teczkach i paczkach, oraz wyjaśnienie ewentualnych rozbieżności.
Odpowiedź "dokumentacji elektronicznej w systemie EZD" wskazuje sytuację, w której klasyczne skontrum (rozumiane jako kontrola zasobu przechowywanego materialnie) nie jest adekwatne. W EZD dokumenty oraz metadane są zarządzane w systemie, a kontrola ma zwykle charakter systemowy (np. weryfikacja rejestrów, uprawnień, kompletności metadanych, ciągłości spraw), a nie "z natury" jak w przypadku teczek i składek.
Pozostałe propozycje odnoszą się do dokumentacji, która typowo istnieje jako zasób fizyczny przechowywany w archiwum zakładowym/składnicy, więc może być przedmiotem skontrum:
- "dokumentacji kadrowo-płacowej" – to kategoria akt istotna i często rygorystycznie chroniona, ale nadal jest to dokumentacja, którą da się porównać z ewidencją przechowywania (liczba teczek, sygnatury, lokalizacja).
- "materiałów archiwalnych podlegających przekazaniu" – zanim zostaną przekazane, również stanowią część kontrolowanego zasobu jednostki; można więc weryfikować ich kompletność i stan.
- "materiałów przekazanych ze składu chronologicznego" – po przejęciu do zasobu archiwum zakładowego stają się elementem przechowywanej dokumentacji i również mogą być objęte kontrolą zgodności z ewidencją.
Wskazówka egzaminacyjna: przy pytaniach o skontrum najpierw ustal, czy odpowiedź dotyczy zasobu możliwego do sprawdzenia "fizycznie" i porównania ze spisem. Jeżeli odpowiedź wskazuje wyłącznie środowisko systemowe (EZD), często chodzi o odróżnienie kontroli zasobu tradycyjnego od kontroli w systemie teleinformatycznym.
