Zwykle sporządza się zapis niezgodności: data i dostawca, nazwa surowca, partia, ilość, opis stwierdzonej wady (np. szkodniki), decyzja o odrzuceniu oraz podpisy osób odpowiedzialnych. Do tego dołącza się zgłoszenie reklamacyjne lub adnotację na dokumencie dostawy, zgodnie z procedurą firmy.