Oznaczenie B3 informuje, że dokumentacja ma charakter niearchiwalny i powinna być przechowywana przez 3 lata, a następnie może zostać przeznaczona do brakowania (po spełnieniu procedur obowiązujących w jednostce).
Kluczowe jest jak liczy się okres przechowywania. W zadaniach egzaminacyjnych i w typowej praktyce archiwum zakładowego lata przechowywania rozumie się jako pełne lata kalendarzowe, najczęściej liczone od 1 stycznia roku następującego po roku wytworzenia dokumentów. Dzięki temu nie liczy się "od dnia do dnia", tylko porządkuje terminy w cyklu rocznym.
Dla list obecności wytworzonych w 2015 r. okres B3 obejmuje trzy pełne lata: 2016, 2017 i 2018. Dopiero po ich upływie najwcześniejszym rokiem, w którym można rozpocząć brakowanie, jest 2019.
Dlaczego pozostałe propozycje są błędne?
- 2016 r. i 2017 r. pomijają wymóg przechowywania przez pełne 3 lata – to typowy skutek zbyt pochopnego liczenia "od razu po roku wytworzenia".
- 2018 r. jest częstą pomyłką wynikającą z dodania liczby 3 do 2015 bez uwzględnienia, że brakowanie przypada dopiero po zakończeniu trzeciego pełnego roku przechowywania.
Wskazówka egzaminacyjna: przy kategoriach typu B2, B3, B5 najpierw ustal rok startowy liczenia (zwykle następny rok), następnie "odlicz" pełne lata i dopiero potem wskaż pierwszy rok, w którym brakowanie jest dopuszczalne.
