Dokumentacja oznaczona kategorią A to materiały archiwalne, czyli akta o trwałej wartości historycznej, prawnej lub dowodowej. Z tego powodu zasady postępowania z nią są bardziej restrykcyjne niż w przypadku dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) i co do zasady nie sprowadzają się wyłącznie do "przechowywania", ale do zapewnienia trwałej ochrony oraz kontroli nad zasobem.
W sytuacji likwidacji instytucji państwowej lub samorządowej materiały archiwalne muszą zostać przejęte w sposób gwarantujący ciągłość opieki archiwalnej. W praktyce oznacza to przekazanie ich protokolarnie do właściwego miejscowo archiwum państwowego. Przekazanie protokolarne jest istotne, bo tworzy ślad dowodowy: wskazuje, co zostało przekazane, w jakiej ilości, w jakim stanie oraz kto i kiedy przejął odpowiedzialność. Chroni to zarówno likwidowaną jednostkę, jak i organ przejmujący.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "prawnemu sukcesorowi" – sukcesor może przejąć obowiązki i sprawy, ale pytanie dotyczy wprost dokumentacji kategorii A i wskazuje na przekazanie protokolarne. Materiały archiwalne wymagają przekazania do archiwum państwowego (z zachowaniem właściwości), a nie dowolnego "następcy", który nie pełni funkcji archiwum państwowego.
- "instytucji lokalnej o dobrej renomie i długoletniej tradycji" – renoma nie jest kryterium prawnym ani archiwalnym. Taka instytucja nie musi spełniać wymogów przechowywania, ewidencji, udostępniania i ochrony zasobu archiwalnego. W dodatku grozi to rozproszeniem materiałów.
- "firmie zajmującej się odpłatnie przechowalnictwem dokumentacji" – podmioty komercyjne mogą świadczyć usługi przechowywania dokumentacji, ale to nie oznacza automatycznej możliwości przejęcia materiałów archiwalnych kategorii A. W przypadku kategorii A kluczowe jest zapewnienie publicznej pieczy archiwalnej i formalnego przejęcia przez archiwum państwowe.
Wskazówka egzaminacyjna: jeżeli w treści pojawia się kategoria A oraz sytuacje nadzwyczajne (likwidacja, reorganizacja), w pierwszej kolejności rozważ rozwiązania związane z archiwum państwowym i przekazaniem w formie udokumentowanej (protokół, spisy). Odpowiedzi o "renomie" lub "firmie" często są dystraktorami testującymi, czy zdający odróżnia zasób archiwalny od zwykłej usługi magazynowania.
