Przy przyjmowaniu towaru w punkcie sprzedaży lub magazynie kluczowe jest porównanie tego, co wynika z dokumentów dostawy, z tym, co faktycznie zostało dostarczone. Jeżeli pojawiają się rozbieżności (np. braki sztuk, nadwyżki, inny wariant towaru niż na dokumencie), należy je formalnie udokumentować.
Właściwym dokumentem w takiej sytuacji jest protokół różnic w dostawie, ponieważ jego celem jest opisanie i potwierdzenie niezgodności między dokumentacją a stanem rzeczywistym. Taki protokół ułatwia późniejsze wyjaśnienia z dostawcą, sporządzenie korekt oraz zabezpiecza interesy sklepu (np. aby nie "przyjąć" na stan towaru, którego realnie nie ma).
Odpowiedź "zniszczeń towarów" nie jest najlepszym wyborem, bo uszkodzenie towaru to szczególny przypadek reklamacyjny (zwykle opisuje się go osobnym protokołem szkody), a w pytaniu mowa szeroko o rozbieżnościach z dokumentami, czyli przede wszystkim o niezgodnościach dostawy jako takiej. "Różnice inwentaryzacyjne" dotyczą natomiast rozbieżności ujawnianych podczas inwentaryzacji (porównanie ewidencji ze stanem magazynowym), a nie w momencie przyjęcia dostawy. "Reklamacja usługi transportu" może być zasadna, gdy winę ponosi przewoźnik (np. uszkodzenia w transporcie), ale nie zastępuje podstawowego dokumentu stwierdzającego rozbieżność w dostawie.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się sformułowanie "między dokumentacją dostawy a stanem rzeczywistym", myśl o dokumencie, który opisuje różnice dostawy, a dopiero potem rozważaj dokumenty stricte reklamacyjne lub inwentaryzacyjne.
