Jeśli podczas przyjmowania dostawy stwierdzisz braki ilościowe (np. mniej sztuk niż zamówiono) albo uszkodzenia (np. zniszczone opakowania, zdeformowany towar), potrzebny jest dokument, który opisze niezgodność stanu faktycznego ze stanem wynikającym z dokumentów dostawy. Takim dokumentem jest protokół różnic w dostawie. Zawiera on informację, co i w jakim zakresie się nie zgadza, kiedy wykryto problem oraz stanowi praktyczną podstawę do dalszych działań (np. reklamacji do dostawcy).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Faktura pro forma nie dokumentuje braków ani uszkodzeń. Jest to dokument o charakterze informacyjnym/handlowym, stosowany zwykle przed właściwą sprzedażą lub wystawieniem faktury.
- Arkusz spisu z natury służy do inwentaryzacji (ustalania stanu zapasów), a nie do opisu incydentu podczas konkretnego odbioru dostawy. Spis z natury może ujawnić niedobory, ale nie zastępuje protokołu z odbioru.
- Nota korygująca dotyczy korekty określonych danych na fakturze (np. danych formalnych), a nie potwierdzania, że towar przyjechał uszkodzony lub w niepełnej ilości.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawiają się słowa "podczas przyjmowania dostawy", "braki", "uszkodzenie", szukaj odpowiedzi związanej z protokołem niezgodności/różnic, a nie z dokumentami rozliczeniowymi lub inwentaryzacyjnymi.
