W ocenie dokumentacji niearchiwalnej aktowej kluczowe jest połączenie wiedzy merytorycznej o sprawach z kontrolą poprawności prowadzenia akt. Z tego powodu naturalnym i uzasadnionym członkiem komisji jest kierownik komórki, której akta podlegają ocenie – to on odpowiada za realizację zadań komórki, zna kontekst powstawania dokumentów, potrafi wskazać, czy sprawy są zakończone, czy nie ma toczących się postępowań oraz czy akta mają jeszcze znaczenie operacyjne.
Odpowiedź "przedstawiciel archiwum państwowego" może wydawać się intuicyjna, bo archiwum państwowe kojarzy się z nadzorem archiwalnym, jednak komisja oceny dokumentacji w jednostce dotyczy przede wszystkim dokumentacji wewnętrznej i jej przydatności oraz poprawnego kwalifikowania. W wielu sytuacjach to archiwum zakładowe/składnica akt koordynuje procedurę, ale nie oznacza to automatycznie udziału przedstawiciela archiwum państwowego w samej komisji.
Odpowiedź "przedstawiciel firmy brakującej dokumentację" jest błędna, ponieważ firma wykonująca usługę zniszczenia (brakowania) nie powinna współdecydować o tym, co podlega ocenie i wyłączeniu; jej rola (jeśli występuje) dotyczy technicznego wykonania usługi po zakończeniu procesu decyzyjnego i spełnieniu wymogów formalnych.
Odpowiedź "kierownik biura prawnego" także nie jest właściwa jako element stałego składu – wsparcie prawne bywa potrzebne przy wyjątkowych przypadkach (spory, roszczenia, postępowania), ale nie jest to rola typowo merytoryczna dla większości akt komórek organizacyjnych. Najważniejsze jest, by komisja miała udział osób odpowiedzialnych za wytworzenie i prowadzenie ocenianych akt.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy składu komisji oceniającej akta komórki, szukaj odpowiedzi odwołującej się do odpowiedzialności za te akta (kto je prowadzi i zna ich zawartość), a nie do podmiotów zewnętrznych lub wykonawców usług.
